Operaciones de asesorías y gestorías
Guías y decisiones prácticas sobre operaciones de asesorías y gestorías.
Cómo registrar la validación de una firma electrónica en un expediente
Archiva el original y la evidencia técnica; registra aparte la revisión de contenido y las facultades del firmante.
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Cómo tratar un archivo protegido con contraseña que llega al despacho
Mantén el adjunto pendiente hasta verificar el contexto, obtener su clave específica y completar la apertura e inspección autorizadas.
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Cómo relacionar documentación con el periodo correcto del expediente
La fecha de llegada no decide el periodo: conserva el contexto y deja la asignación profesional registrada.
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Cómo detectar que un archivo corresponde a otro cliente del despacho
Corrige la identidad del archivo y revisa su posible exposición antes de reanudar el trabajo.
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Qué comprobar antes de archivar un documento con información personal
Archiva con finalidad, acceso y conservación definidos y comprueba el resultado desde los roles que realmente lo utilizarán.
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Cómo calcular la cobertura documental de un cliente con varias entidades y periodos
Mide cobertura contra un inventario confirmado por entidad y periodo; los archivos sobrantes no compensan una pieza ausente.
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Cómo tratar documentación de un cliente cuyo encargo ya está cerrado
Recibir documentación tras el cierre no reactiva el encargo: custodia, aclara y espera la decisión profesional registrada.
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Qué datos deben figurar en una petición de documentación del despacho
Pide una pieza reconocible y una respuesta concreta, con destinatario, canal y alcance revisados.
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Cómo registrar un cambio de responsable en un expediente de asesoría
El relevo termina cuando el nuevo responsable acepta pendientes y puede trabajar con los permisos y rutas correctos.
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Cómo registrar que un cliente revoca una autorización para que actúe la asesoría
Distingue aviso recibido, revisión de actuaciones y revocación acreditada; los permisos informáticos se gestionan por separado.
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Cómo organizar la evidencia de un gasto pagado por la asesoría por cuenta del cliente
Organiza cada gasto adelantado por el despacho como una operación que conecta encargo del cliente, documento del tercero, pago y posterior recuperación o regularización.
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Qué comprobar antes de adjuntar documentación a un correo del despacho
Antes de adjuntar documentación comprueba la relación entre cliente, persona destinataria, periodo y copia exacta que va a salir.
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Cómo conservar el justificante y el código de una presentación realizada por el despacho
Conserva el justificante original que devuelve la sede y relaciona sus referencias con cliente, trámite, periodo y contenido presentado.
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Cómo registrar una notificación administrativa sin confundir disponibilidad y acceso
Registra por separado el aviso recibido, la puesta a disposición que conste en la sede y el acceso al contenido acreditado por el sistema.
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Cómo organizar una segunda revisión en expedientes de mayor impacto
Reserva la segunda revisión para decisiones cuyo error tenga consecuencias que justifiquen una comprobación independiente.
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Cómo preparar el acceso temporal de un colaborador a expedientes del despacho
Prepara el acceso temporal definiendo primero qué expedientes revisará el colaborador y qué resultado debe entregar.
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Qué revisar al transferir una cartera de clientes entre responsables
Al transferir una cartera comprueba la continuidad de cada compromiso abierto, no solo el cambio de responsable en la ficha del cliente.
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Cómo retirar accesos a documentación sin borrar el historial del expediente
Para retirar accesos sin perder el historial separa identidad autorizada, permisos y conservación documental.
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Cómo documentar qué canal utiliza cada cliente para entregar archivos
Documenta el canal de entrega por cliente y por tipo de documentación, junto a la forma de confirmar quién está enviando los archivos.
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Cómo coordinar una baja de personal con el traspaso de expedientes activos
Coordina la salida de una persona con dos listas que se cruzan: expedientes y compromisos que debe asumir otra persona, y accesos que deben retirarse.
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Cómo estimar la carga de trabajo de una campaña documental en una gestoría
Estima una campaña por tipos de expediente, trabajo de revisión y dependencias, en lugar de multiplicar clientes por un tiempo medio único.
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Qué revisar antes de importar datos de clientes desde una hoja de cálculo
Antes de importar una hoja decide qué registros vas a crear, cuáles actualizar y cómo reconocerás al mismo cliente en el sistema de destino.
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Cómo detectar referencias de cliente duplicadas en herramientas del despacho
Detectar referencias duplicadas exige separar tres situaciones: dos códigos para el mismo cliente, entidades distintas que comparten datos y un cliente con varios encargos legítimos.
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Cómo relacionar una tarea del despacho con la documentación que la justifica
Relaciona la tarea con el documento y la parte concreta que justifica actuar: petición, dato, discrepancia o decisión.
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Cómo preparar una vista de excepciones para la reunión semanal de la asesoría
La vista semanal de excepciones debe reunir expedientes que necesitan una decisión o ayuda, con el motivo y la siguiente acción.
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Cómo recibir un expediente contable exportado de otra asesoría sin darlo por completo
Recibe la exportación como una entrega pendiente de conciliación: primero comprueba qué empresa, ejercicio y contenido incluye, después si ese alcance permite continuar el trabajo acordado.
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Qué ejemplos anonimizados sirven para probar una clasificación documental
Para probar una clasificación documental usa ejemplos que conserven las dificultades del trabajo sin permitir identificar razonablemente a personas reales.
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Cómo medir si un resumen de expediente omite información relevante
Mide las omisiones comparando el resumen con una lista de hechos relevantes preparada antes de leerlo.
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Cómo registrar preguntas que un agente de asesoría debe derivar al profesional
Registra las preguntas que requieren intervención profesional como casos de derivación, con motivo, contexto mínimo y responsable.
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Cómo revisar que una integración no expone documentos entre clientes del despacho
Revisa la integración con dos clientes ficticios y varias identidades, probando tanto el acceso permitido como el que debe fallar.
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