Cómo documentar qué canal utiliza cada cliente para entregar archivos

Describe qué admite cada canal

Registra portal, dirección o espacio aprobado, tipos de documentos y persona de contacto del cliente. Distingue recepción documental de consultas y de envío de informes. Si una sociedad utiliza un intermediario, deja constancia de qué asuntos cubre. Evita un campo libre «correo» que no permita saber qué buzón, entidad o categoría de información corresponde a la entrega.

Fija cómo confirmar la procedencia

La coincidencia del nombre visible no basta para atribuir documentos. Define qué comprobación realiza el equipo cuando aparece otro remitente o cambia la dirección. Usa una vía previamente confirmada para aclarar cambios relevantes. No introduzcas nuevas personas en la lista de destinatarios autorizados únicamente porque hayan reenviado un archivo o conozcan el número del expediente.

Decide qué hacer con una excepción

Si el archivo llega por mensajería o a un buzón personal, registra la llegada y evita nuevas copias innecesarias. El responsable decide si se incorpora mediante el procedimiento aprobado o se solicita otra entrega. En un caso hipotético, un cliente no puede acceder al portal: habilita una alternativa limitada y temporal, con responsable, en lugar de convertirla automáticamente en el canal habitual.

Relaciona canal con recepción verificable

Indica dónde queda el registro de recepción y quién revisa los archivos recibidos. Recibir un enlace no demuestra poder abrirlo ni que su contenido sea completo. En servicios compartidos comprueba además a quién permite acceder el enlace. El canal puede ser correcto y el documento corresponder a otra entidad o periodo; esa validación pertenece al expediente, no al campo de preferencias.

Revisa el acuerdo cuando cambie el trabajo

Una nueva sociedad, una sustitución de contacto o un tipo de documento más sensible pueden exigir revisar el canal. Conserva desde cuándo rige el cambio y quién lo confirmó. Prueba el registro con una entrada de un remitente desconocido: el equipo debe saber dónde retenerla y a quién preguntar sin distribuir el archivo al grupo completo para averiguar de quién es.

Fuentes y documentación

• Uso compartido externo en Microsoft 365 — Los invitados pueden tener acceso por distintas vías; revisa el alcance real del espacio compartido.