Cómo recibir un expediente contable exportado de otra asesoría sin darlo por completo

Pide un manifiesto de entrega

Acuerda con quien entrega una relación de archivos, aplicación y versión de origen, entidad, ejercicio, intervalo de fechas y opciones usadas al exportar. Señala cuándo se generó el paquete y si habrá cambios posteriores al corte. Si el formato exige catálogos o ficheros auxiliares, inclúyelos en esa relación. El manifiesto propuesto aquí es un control operativo, no una lista legal universal.

Compara alcance esperado y recibido

El profesional define las piezas necesarias según el encargo: por ejemplo, diario, plan de cuentas, saldos o documentación de soporte cuando procedan. Para cada pieza registra completa según alcance acordado, parcial, no entregada o pendiente de comprobar. No interpretes una carpeta de facturas como sustituto del diario ni un balance como detalle de todos sus movimientos.

Examina las opciones que pudieron excluir datos

Una exportación puede depender de fechas y categorías seleccionadas. La guía del fabricante de a3asesor eco/con distingue datos generales y periódicos; sirve para mostrar por qué hay que pedir las opciones usadas, no para garantizar compatibilidad actual. Consulta la documentación de la versión real y el formato de destino. No prometas que cualquier exportación se abre o migra íntegramente a otra aplicación.

Concilia estructura y cifras de referencia

Antes de cargar en producción, comprueba que reconoces columnas, cuentas, signos, moneda y fechas. Compara número de registros y totales de control acordados con informes del origen referidos al mismo corte. Si los totales cuadran, sigue revisando periodos y detalle: dos omisiones compensadas pueden ocultarse en un saldo. El profesional establece qué contrastes son suficientes para aceptar cada parte.

Aísla una carga de prueba

Usa un entorno o procedimiento de prueba que no altere los datos definitivos. Conserva original recibido y relación de las transformaciones efectuadas. En un supuesto hipotético, llegan saldos de todo el ejercicio y un diario solo hasta septiembre: la prueba debe señalar la diferencia de cobertura aunque el importador no dé error. No recrees el trimestre ausente a partir de saldos agregados.

Acepta con reservas identificadas

Documenta qué puede continuar el despacho, qué queda bloqueado y qué debe completar la asesoría saliente por el canal autorizado. Si llega otra exportación, determina si reemplaza la primera o añade un tramo; no cargues ambas sin reconciliarlas. La aceptación profesional del expediente es distinta del éxito técnico de importación y debe conservar sus reservas y siguiente comprobación.

Fuentes y documentación

• Wolters Kluwer: módulo de exportación — Guía histórica, apartado exportación desde eco/con: tipos de datos y selección temporal; no garantiza versiones actuales ni portabilidad.
• Microsoft: mapeo de campos de dataflows — Apoya la revisión del destino y sus claves; no acredita completitud contable de un expediente.