Cómo tratar documentación de un cliente cuyo encargo ya está cerrado

Comprueba quién envía y qué espera

Relaciona la comunicación con la entidad y el encargo cerrado, sin deducir la identidad solo por el nombre visible del remitente. Revisa el canal y los contactos autorizados que consten en el historial. Pregunta de forma acotada si la intención no está clara, sin solicitar más documentación personal de la necesaria. La recepción no acredita que exista un encargo vigente ni autorización para realizar actuaciones. Un acuse debe limitarse a confirmar lo recibido y el siguiente paso de revisión, sin prometer aceptación.

Custodia sin reactivar las colas

Guarda la entrada en una zona restringida con referencia al historial y marca que está pendiente de decisión profesional. Impide que una coincidencia de cliente la convierta automáticamente en tarea recurrente, petición adicional, borrador de presentación o recordatorio. Si el sistema no distingue cliente histórico y encargo activo, añade una puerta de revisión antes de sus automatismos. Los principios de finalidad y minimización que recuerda la AEPD siguen siendo relevantes: disponer de información anterior no autoriza cualquier uso nuevo de los archivos recibidos.

Registra la decisión de continuidad

El profesional determina si la pieza aclara una actuación anterior, requiere revisar el cierre, corresponde a un nuevo encargo o debe devolverse por el canal adecuado. Registra su decisión y el alcance antes de asignar trabajo. Si procede una nueva relación, utiliza el procedimiento de aceptación y autorizaciones del despacho; no heredes sin comprobar contactos o permisos antiguos. La herramienta puede preparar la propuesta, pero no renovar un mandato ni deducir representación a partir de un correo o de documentación aportada espontáneamente.

Verifica que el historial se conserva sin crear actividad

Ejemplo hipotético: meses después del cierre, un antiguo cliente envía un archivo con «para que lo miréis». El registro conserva procedencia y referencia, permite al profesional decidir y evita que arranque la campaña periódica de solicitudes. Prueba también un remitente distinto que menciona al cliente histórico. El resultado correcto es una aclaración restringida, no distribuir el documento a contactos antiguos. Conservación y eventual eliminación siguen la política aplicable, sin inventar plazos por el mero cierre del encargo.

Fuentes y documentación

• AEPD: principios del tratamiento — Finalidad, minimización, exactitud, conservación y medidas basadas en riesgos.