Cómo coordinar una baja de personal con el traspaso de expedientes activos

Asigna continuidad antes de depender de la cuenta

Identifica asuntos abiertos, respuestas esperadas, documentos en revisión y comunicaciones programadas. Nombra un responsable entrante para cada bloque. Si la salida es inmediata, crea una cola provisional con un supervisor; no esperes a que la persona saliente complete un inventario perfecto. Marca qué fuentes se revisaron y cuáles necesitan recuperación por el procedimiento autorizado del despacho.

Localiza dependencias ocultas

Revisa archivos en espacios personales, enlaces compartidos, automatizaciones y notificaciones cuyo dueño sea la cuenta saliente. Distingue tener acceso a una carpeta de poder mantener un flujo o recibir una incidencia. Anota qué requiere transferencia, sustitución o parada. No cambies la contraseña para que el sucesor use la misma identidad: perderías la atribución de las acciones futuras.

Prepara una ventana de cambio

La dirección confirma el momento y las excepciones autorizadas. El equipo responsable ordena transferencia de custodia, sustitución de responsables y retirada de permisos según las funciones del sistema. Comunica internamente quién atiende cada asunto. La respuesta automática de un buzón, si se utiliza, debe limitarse al texto aprobado y no revelar cartera, asuntos o datos de clientes a cualquier remitente.

Verifica la continuación con casos reales

Desde la identidad entrante abre un expediente, recupera su documento de trabajo y comprueba la siguiente tarea. Revisa también que las alertas ya lleguen a quien debe actuar. Desde el procedimiento de comprobación de baja confirma la retirada de las vías de acceso identificadas. Una transferencia documental correcta no demuestra que las automatizaciones y comunicaciones hayan cambiado de responsable.

Cierra con excepciones visibles

Registra qué se completó, qué depende del proveedor y quién resolverá lo pendiente. Las copias descargadas requieren un tratamiento distinto de los permisos del repositorio. Conserva el historial necesario según los criterios del despacho, sin borrar documentos para simplificar la baja. Tras el cambio, revisa una muestra de incidencias y mensajes para detectar trabajo que siga llegando al circuito anterior.

Fuentes y documentación

• Administrar permisos y enlaces compartidos — Hay accesos directos, enlaces y permisos heredados; retirar una vía no demuestra revocación completa.
• Permisos de Microsoft Graph — La lectura o edición del correo y el envío son permisos distintos.