Cómo relacionar documentación con el periodo correcto del expediente

Conserva fechas con su significado

Muestra emisión, operación u otras fechas presentes sin fundirlas en una única etiqueta. Guarda también la recepción y su canal. Si una fecha es extraída automáticamente, enlaza el fragmento y conserva el texto original cuando el formato sea ambiguo. La documentación de Document Intelligence distingue confianza de extracción y exactitud comprobada; una lectura con puntuación alta no determina el periodo profesional correcto. No uses un año deducido del nombre de carpeta para completar silenciosamente una fecha incompleta.

Verifica entidad, encargo y periodo candidato

Comprueba primero la entidad a la que corresponde la pieza y qué trabajo se realiza con ella. Una factura, un extracto que abarca varios meses y una comunicación recibida después no tienen por qué seguir el mismo criterio de archivo. Propón candidatos y deja que el profesional confirme la relación cuando requiera interpretación. Este procedimiento organiza documentación; no calcula devengo, deducibilidad ni plazos fiscales. Esas decisiones necesitan el análisis aplicable al caso, no una regla genérica basada en la fecha del PDF.

Permite relaciones múltiples sin duplicar el original

Un documento puede ser relevante para varios periodos o tareas. Mantén una referencia documental y enlaces de uso que indiquen dónde se revisó, en vez de copiarlo en varias carpetas sin relación. Si llega después del cierre interno, abre una excepción en el periodo correspondiente para que el responsable decida si requiere actuación. No muevas todo al periodo abierto para evitar la excepción. La AEPD recuerda la exactitud y minimización; la estructura debe facilitar correcciones sin multiplicar datos innecesariamente.

Comprueba el caso de recepción tardía

Ejemplo hipotético: un archivo emitido en un mes anterior llega hoy y contiene información usada en un expediente ya revisado. El sistema debe mostrar esa combinación y pedir decisión, manteniendo la recepción real. Ensaya también un extracto que cruza dos meses y una fecha escrita con día y mes intercambiables. La prueba falla si todo termina en el periodo actual o si una reasignación borra dónde se utilizó antes el documento.

Fuentes y documentación

• AEPD: principios del tratamiento — Finalidad, minimización, exactitud, conservación y medidas basadas en riesgos.
• Microsoft: exactitud y confianza en Document Intelligence — La confianza por campo y la exactitud se evalúan con documentos representativos; no equivalen a aprobación profesional.