Cómo tratar un archivo protegido con contraseña que llega al despacho

Decide si esperabas esa entrega

Contrasta remitente, expediente y tipo de documento por los datos y canales ya acordados. Si el mensaje es inesperado, cambia de tono respecto a la conversación o pide desactivar protecciones, remítelo al equipo responsable de seguridad. No sigas enlaces nuevos para obtener una supuesta clave ni presupongas que conocer el nombre del cliente demuestra legitimidad. Mientras se aclara, mantén el adjunto en la zona restringida prevista, sin enviarlo al clasificador, al extractor o a una carpeta compartida de trabajo.

Obtén solo la clave de ese archivo

Pide al contacto autorizado la contraseña específica mediante un canal seguro distinto del envío del archivo, conforme al procedimiento aprobado. Evita anotarla en el nombre del fichero, en comentarios generales del expediente o en registros de automatización. No solicites la contraseña de su correo, banca o certificado digital. Si no dispone de la clave o no puede confirmar la entrega, pide una nueva copia por el canal autorizado en lugar de intentar adivinarla o recurrir a un servicio de desbloqueo externo.

Inspecciona sin saltarte los controles

Microsoft documenta que Safe Attachments no puede inspeccionar completamente un adjunto protegido si no dispone de la contraseña. La protección, por tanto, no demuestra ausencia de malware. El tratamiento depende de tu producto y configuración: seguridad debe indicar cómo abrir y analizar el archivo con las herramientas aprobadas, conservando las restricciones necesarias. No liberes una cuarentena ni habilites macros por iniciativa del flujo documental. Un resultado de análisis sin detecciones tampoco constituye una garantía absoluta de inocuidad.

Después de una apertura autorizada, guarda el contenido útil en el repositorio adecuado con sus permisos y referencia al envío original. Evita dejar copias temporales sin control o la contraseña junto a la copia protegida. La gestión de esas copias sigue la política del despacho, sin inventar un plazo general de borrado.

Mantén una salida cuando no se pueda abrir

Ejemplo hipotético: se esperaba un PDF, pero llega un comprimido con clave y archivos ejecutables. El registro debe conservar «recibido, pendiente de revisión de seguridad», con dueño y pregunta concreta; no «documentación completa». Si la clave falla, vuelve al contacto autorizado sin reintentos de fuerza bruta. Comprueba que los recordatorios al cliente distinguen falta de documento y apertura pendiente interna, y que ninguna tarea profesional consume texto extraído de un archivo todavía bloqueado.

Fuentes y documentación

• Microsoft: Safe Attachments y adjuntos protegidos — La contraseña condiciona la inspección; Microsoft limita expresamente el uso a la clave del adjunto, nunca credenciales de cuenta.
• AEPD: principios del tratamiento — Finalidad, minimización, accesibilidad y seguridad basadas en riesgos.