Cómo detectar que un archivo corresponde a otro cliente del despacho

Busca señales de identidad que se puedan contrastar

Compara la entidad visible en el documento con el expediente seleccionado y los datos maestros autorizados del despacho. El remitente puede gestionar varias sociedades, por lo que su correo no acredita una asignación única. Revisa también encabezados, referencias y páginas interiores: una portada correcta puede ocultar un anexo de otra entidad. Si la extracción sugiere coincidencias, muestra la evidencia al revisor. No publiques candidatos de otros clientes a quien no tenga permiso para conocerlos.

Restringe mientras aclaras la correspondencia

Sitúa el archivo en una zona de revisión con los accesos necesarios y detén tareas que dependan de él. Conserva origen y referencia de la recepción para que la corrección no pierda trazabilidad. No lo reenvíes automáticamente al contacto del supuesto cliente correcto, ni pidas aclaración incluyendo el documento entero a una persona cuya identidad no está confirmada. Los principios de la AEPD incluyen confidencialidad y análisis de riesgos; la decisión sobre distribución requiere comprobar destinatario y finalidad, no solo corregir una etiqueta.

Revisa la exposición, además de la ubicación

Comprueba enlaces compartidos, notificaciones, descargas disponibles y borradores que pudieron incorporar el contenido. Si hay indicios de acceso indebido, activa el procedimiento interno de incidentes y pasa la información al responsable de protección de datos que corresponda. La evaluación de si existe una brecha y qué actuaciones exige no se resuelve con una regla de archivo. Registra lo conocido y las dudas sin declarar por tu cuenta que no hubo exposición porque el archivo se retiró pronto.

Ensaya un cliente con varias entidades

Ejemplo hipotético: la misma persona envía documentos para dos sociedades y adjunta un anexo de una tercera. El control debe detectar la mezcla y permitir separar únicamente después de la revisión. Comprueba que el destinatario del expediente inicial ya no accede al archivo incorrecto y que las tareas derivadas quedan revisadas. La prueba debe incluir un enlace emitido antes de corregir la ubicación, porque mover el archivo puede no revocar todos los accesos existentes.

Fuentes y documentación

• AEPD: principios del tratamiento — Finalidad, minimización, exactitud, conservación y medidas basadas en riesgos.