Qué revisar antes de importar datos de clientes desde una hoja de cálculo
Antes de importar una hoja decide qué registros vas a crear, cuáles actualizar y cómo reconocerás al mismo cliente en el sistema de destino.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Antes de importar una hoja decide qué registros vas a crear, cuáles actualizar y cómo reconocerás al mismo cliente en el sistema de destino. La prueba principal consiste en comprobar esas decisiones sobre una muestra y conciliar el resultado. Una importación aceptada técnicamente puede haber desplazado datos a campos equivocados o creado relaciones con otra entidad.
Delimita el contenido y su procedencia
Identifica propietario de la hoja, fecha de extracción y herramientas de origen. Separa sociedades, personas de contacto y relaciones entre ellas. No conviertas todas las filas en clientes si algunas representan contactos o centros. Conserva una copia de entrada controlada y trabaja sobre otra para limpiar datos, dejando constancia de transformaciones que puedan modificar su significado.
Diseña el mapa de campos
Compara nombres y tipos del origen con el destino. Revisa identificadores con ceros iniciales, fechas interpretables de varias maneras, teléfonos y celdas vacías. Decide si un vacío significa conservar el dato existente, borrarlo o no importar la fila, según lo que admita el sistema. Verifica esa semántica en la herramienta concreta antes de ejecutar actualizaciones masivas.
Elige una clave y resuelve candidatos
Una dirección compartida o una razón social abreviada pueden apuntar a más de una entidad. Mantén una tabla de correspondencias con las referencias del destino y separa los casos dudosos. La detección automática de duplicados ayuda a encontrar candidatos; no prueba identidad. Evita que una limpieza de texto fusione clientes diferentes o que una nueva grafía cree otro expediente sin revisión.
Ensaya sobre una muestra controlada
Incluye alta nueva, actualización, contacto compartido, valor vacío y fila rechazada. Comprueba campos y relaciones desde la ficha resultante, no solo el mensaje de éxito. Si utilizas flujos de datos de Power Platform, la clave y el mapeo afectan al comportamiento de creación o actualización. No extrapoles ese comportamiento a cualquier aplicación ni a una configuración distinta.
Concilia y prepara recuperación
Antes de producción define cómo revertir o corregir lo importado sin borrar cambios legítimos posteriores. Conserva relación entre fila, resultado e identificador creado o actualizado. Compara entradas aceptadas, rechazadas y pendientes, y revisa una muestra de contenido. Reimportar toda la hoja para resolver errores puede duplicar altas; procesa las incidencias según el resultado real de cada fila.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Alta y actualización tienen criterio explícito
- ✓ Vacíos y fechas se han probado en destino
- ✓ Cada fila tiene resultado conciliable
Fuentes y documentación
- Mapeo de campos en flujos de datos — La clave y el mapeo influyen en la creación o actualización de filas.
- Detección de duplicados en Power Platform — Las reglas detectan candidatos; existen límites según operación y concurrencia.
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