Cómo revisar los costes de un curso bonificado antes de comunicar el cierre

Vincula el gasto al curso correcto

Relaciona proveedor, factura, fecha, acción formativa y grupo utilizando referencias inequívocas. Si una factura combina varios servicios o cursos, crea un reparto documentado que confirme la persona responsable. No asignes el gasto al expediente más parecido por el nombre del proveedor.

Conserva factura y desglose originales

Almacena el documento recibido y extrae líneas en una tabla separada. Mantén importes, impuestos, abonos, fecha de emisión y moneda, si aplica. Una corrección genera una versión nueva y deja constancia del documento que sustituye.

Señala conceptos que necesitan criterio

La guía de FUNDAE explica categorías de costes directos, indirectos y de organización y cómo se limita la cuantía aplicable. Un agente puede agrupar el concepto para revisión, pero no decidir que es admisible ni asumir que todos los importes de una factura corresponden a la formación. Confirma la regla vigente del ejercicio.

Concilia importes sin ocultar diferencias

Compara suma de líneas, base e impuestos, total de factura y registro que se prepara para la aplicación. Muestra cualquier diferencia y su origen. No redondees ni ajustes el importe para que coincida con crédito disponible; separa error de factura, gasto compartido y duda de clasificación.

Compara cifras con la fuente contable

El expediente de formación y la contabilidad deben poder rastrearse entre sí. La Ley 30/2015 y la información de FUNDAE describen requisitos de seguimiento de los costes y bonificaciones; la gestoría o responsable financiera confirma cómo reflejarlos en la cuenta y periodo correspondiente.

Pide aprobación antes de comunicar

Presenta al revisor factura, desglose, curso, explicación de diferencias y versión de la norma consultada. La persona competente confirma importes y tratamiento. El agente no presenta el cierre ni modifica la contabilidad si no existe una autorización explícita y un control de doble revisión adecuado.

Archiva lo comunicado y lo contabilizado

Guarda el acuse, la factura original, las correcciones, la conciliación y el aprobador con el expediente. Si un documento se sustituye, no lo borres. La organización confirma el periodo de conservación aplicable según la normativa y la información oficial vigente.

Fuentes y documentación

• FUNDAE — Cómo bonificarte: acciones programadas — Describe el proceso vigente de formación programada, comunicación, finalización, costes y aplicación de la bonificación; confirma los requisitos actuales para cada expediente.
• FUNDAE — Preguntas frecuentes — Resuelve dudas sobre gestión y documentación. La propia FAQ indica criterios de finalización que deben comprobarse frente a la modalidad y versión vigente.
• BOE — Ley 30/2015, artículo 9 — Marco legal de la formación programada por las empresas; no sustituye la revisión de obligaciones aplicables al caso concreto.