Cómo coordinar empresa, proveedor y gestoría en un curso bonificado

Separa las entidades y sus funciones

Registra la empresa bonificada, el proveedor que imparte la formación, la entidad organizadora si la hay y la gestoría que presta apoyo. No uses una sola ficha de “proveedor” para todas. La guía de FUNDAE explica diferencias de gestión y comunicación; comprueba cómo se ha organizado cada acción antes de asignar permisos.

Define un responsable por cada dato

La empresa puede confirmar la población participante y sus datos; el proveedor puede mantener calendario, contenidos y modalidad; quien comunica debe operar la aplicación correspondiente. En el flujo, cada campo tiene una fuente y una persona que lo valida. Evita que el agente complete datos por analogía con el curso anterior.

Crea una tabla de responsabilidades

Para inicio, modificación, asistencia, finalización, costes y archivo, identifica quién prepara, quién revisa y quién presenta. Incluye suplente y plazo interno. Es una herramienta de organización, no una declaración de que FUNDAE exija una matriz concreta. La empresa debe verificar las obligaciones que le corresponden en las fuentes vigentes.

Limita accesos a lo necesario

No compartas certificados digitales, claves ni usuarios personales en correos o prompts de IA. Si un tercero necesita operar una plataforma, usa el mecanismo de autorización y alta que el sistema oficial ofrece. Revisa qué información de participantes es necesaria para cada tarea y quién puede acceder a ella.

Automatiza coordinación y validación documental

Un flujo puede pedir los datos pendientes, comprobar que calendario y ficha coinciden, recordar una revisión y archivar acuses. El expediente debe registrar la versión que revisó cada parte. La automatización no presenta por sí misma la acción ni decide si una bonificación es procedente.

Resuelve cambios con una única versión vigente

Si el proveedor modifica modalidad, fecha o participantes, abre una solicitud de cambio vinculada al curso. La persona responsable comprueba su efecto en la aplicación y en los documentos antes de actualizar la ficha maestra. Deja el dato anterior visible para reconstruir qué se comunicó.

Cierra con un reparto confirmado

Al terminar, conserva el responsable de comunicación, los acuses, las evidencias y la ubicación del expediente. Revisa quién responderá si FUNDAE solicita información. No supongas que una gestoría conserva toda la documentación ni que delegar tareas transfiere las responsabilidades legales de la empresa.

Fuentes y documentación

• FUNDAE — Cómo bonificarte: acciones programadas — Describe el proceso vigente de formación programada, comunicación, finalización, costes y aplicación de la bonificación; confirma los requisitos actuales para cada expediente.
• FUNDAE — Preguntas frecuentes — Resuelve dudas sobre gestión y documentación. La propia FAQ indica criterios de finalización que deben comprobarse frente a la modalidad y versión vigente.
• BOE — Ley 30/2015, artículo 9 — Marco legal de la formación programada por las empresas; no sustituye la revisión de obligaciones aplicables al caso concreto.