Cómo conciliar la asistencia antes de marcar un curso bonificado como finalizado

Cruza controles de asistencia o actividad con las personas notificadas y deriva las diferencias antes del cierre.

Equipo enginerIT· 3 min de lectura

Una lista de inscritos no equivale a una lista de personas finalizadas

Al terminar el curso, el proveedor entrega una hoja de asistencia y el campus virtual exporta actividad. Una participante aparece con un apellido distinto y otro tiene registros de conexión, pero no constan sus controles de aprendizaje. La empresa necesita conciliar evidencias por persona y modalidad antes de informar la finalización. Importar todos los inscritos como si hubieran terminado convierte un trámite de coordinación en datos poco fiables.

Parte del grupo y participantes comunicados

Recupera el identificador de acción, grupo, modalidad y la lista que figura en la aplicación. Cada persona debe vincularse por un identificador adecuado y con acceso limitado. Evita conciliar por nombre aproximado cuando pueda haber homónimos o errores de escritura.

Usa evidencia propia de la modalidad

FUNDAE enumera documentación distinta según la modalidad, como controles de asistencia, registros de conexiones y actividad de aprendizaje. Importa la fuente y fecha de extracción. No conviertas minutos conectados en horas válidas ni una firma en prueba automática de participación completa.

Aplica el criterio vigente con revisión

La FAQ de FUNDAE indica criterios de participación finalizada y menciona un 75% con matices por modalidad. Comprueba la versión actual, el tipo de formación y cómo se refleja en la aplicación antes de usar una regla. El sistema puede calcular un indicador preliminar con los datos disponibles, pero una persona valida el resultado.

Resuelve discrepancias sin modificar la fuente

Si hay un apellido distinto, falta una firma o la plataforma no registra un control, abre una incidencia con la referencia exacta. Pide aclaración al responsable o al proveedor y guarda el registro original. No inventes asistencia ni reconstruyas una actividad porque la persona estuviera inscrita.

Separa asistencia, finalización y evaluación

Son estados diferentes. Una persona puede haber asistido a parte de las sesiones y no cumplir el criterio que se vaya a comunicar; otra puede haber finalizado y tener pendiente el cuestionario de satisfacción que forma parte de la documentación. Modela cada evidencia y su revisión por separado.

Prepara un listado de cierre auditable

Muestra participante, evidencia disponible, dato faltante, criterio aplicado, responsable de la revisión y estado en la aplicación. Mantén una lista de excepciones que no se da por finalizada hasta que alguien la resuelva. El listado apoya el cierre; no reemplaza la comprobación oficial.

Conserva los justificantes correspondientes

FUNDAE publica las obligaciones de conservación y ejemplos de documentación a mantener. Confirma el periodo y el soporte aplicable al ejercicio y expediente. Almacena los archivos con permisos adecuados y relaciónalos con el curso sin compartir datos de una persona con el resto del grupo.

Fuentes y documentación

FUNDAE — Cómo bonificarte: acciones programadas — Describe el proceso vigente de formación programada, comunicación, finalización, costes y aplicación de la bonificación; confirma los requisitos actuales para cada expediente.
FUNDAE — Preguntas frecuentes — Resuelve dudas sobre gestión y documentación. La propia FAQ indica criterios de finalización que deben comprobarse frente a la modalidad y versión vigente.
BOE — Ley 30/2015, artículo 9 — Marco legal de la formación programada por las empresas; no sustituye la revisión de obligaciones aplicables al caso concreto.

Prueba un listado con un homónimo, una asistencia incompleta y un export de teleformación retrasado.

La conciliación debe abrir tres revisiones distintas y no registrar a los inscritos como finalizados por defecto.

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