Qué responsabilidades deben quedar claras en un servicio de copias gestionadas

Haz explícita la frontera de cobertura

Lista servicios, conjuntos de datos, configuraciones y elementos excluidos con su propietario interno. Aclara quién comunica altas, bajas y cambios y quién comprueba que se incorporan a la copia. Una responsabilidad compartida sin reparto puede dejar fuera la nueva aplicación de facturación. Define periodicidad y retención según las necesidades acordadas, confirmando las capacidades contratadas. No confundas una copia de archivos con recuperación de todos los componentes necesarios para que funcione una aplicación.

Asigna vigilancia y corrección

Determina quién recibe fallos de copia, falta de ejecución y agotamiento de capacidad, y quién debe aceptarlos y resolverlos. Incluye suplencia, cobertura fuera de horario y evidencia de cierre. Pregunta qué ocurre si el proveedor detecta un equipo desconectado pero no puede acceder para corregirlo. La empresa debe tener una vía para decidir y facilitar recursos. Un informe mensual no sustituye la atención del fallo cuando compromete la recuperación que habéis acordado.

Separa restaurar de dar el servicio por recuperado

Identifica solicitantes autorizados, aprobador y operador. Define destino aislado o sustitución de datos, condiciones de parada y tratamiento de cambios posteriores a la copia. Asigna a negocio la validación de contenido y proceso, con apoyo técnico. Planifica pruebas y quién corrige sus resultados. NIST recomienda preparar y probar continuidad; el reparto propuesto evita que una restauración técnicamente terminada quede sin aceptación de quien necesita trabajar.

Resuelve secretos y final de contrato

Acordad custodia y recuperación de claves, accesos administrativos, contactos de emergencia y registro de su uso. No compartas contraseñas de usuarios para facilitar soporte. Comprueba quién puede recuperar si el proveedor no está disponible y qué formatos o herramientas necesitarías al cambiarlo. Documenta exportación, conservación y eliminación aplicables. Guarda una matriz con tarea, responsable, suplente y evidencia esperada; ensaya una solicitud de recuperación para verificar que las responsabilidades funcionan antes de un incidente.

Fuentes y documentación

• NIST SP 800-34 Rev. 1 · Contingency planning — Referencia de planificación, impacto, alternativas y ejercicios; su alcance federal no impone requisitos a una pyme española.
• NIST SP 1305 · Supply chain risk management — Requisitos y responsabilidades de proveedores durante el ciclo de relación.