Qué hacer con credenciales que aparecen en una hoja de cálculo

Contén sin redistribuir el secreto

No adjuntes la hoja a un ticket ni envíes capturas que muestren valores. Registra ubicación, propietario, fecha y tipo de información mediante referencias. Restringe enlaces y permisos con la autorización correspondiente y conserva la evidencia necesaria en un espacio de acceso limitado. Comprueba si el documento estuvo público, compartido externamente o distribuido por correo. No pruebes contraseñas encontradas en servicios ajenos o sin un encargo autorizado.

Identifica qué permite cada credencial

Relaciona las entradas con cuentas y servicios, criticidad, vigencia y consumidores. Una clave API, una contraseña personal y una clave de cifrado requieren tratamientos distintos; no elimines material de cifrado sin asegurar el acceso a los datos que protege. Define responsables para las entradas desconocidas y prioriza accesos privilegiados o con exposición confirmada. Si hay señales de uso indebido, activa el procedimiento de incidente y recoge registros antes de perder información útil.

Sustituye con control de dependencias

Coordina revocación y reemplazo en el servicio objetivo, aplicando contención urgente cuando sea necesario. Para cuentas de personas, utiliza el procedimiento de recuperación y autenticación de tu organización; para aplicaciones, identifica consumidores y prueba su migración. Guarda los nuevos secretos en el sistema aprobado sin reproducir la hoja como un repositorio paralelo. Revisa sesiones o tokens que puedan seguir válidos según el producto: cambiar la contraseña no garantiza en todos los casos su terminación.

Limpia copias sin confundirlo con revocación

Revisa versiones del documento, descargas conocidas, adjuntos y copias conforme a las capacidades del almacenamiento y la política de conservación. No prometas eliminar todas las copias si no puedes demostrarlo. Conserva un registro sin valores que indique qué credenciales se invalidaron, cuáles siguen pendientes y quién responde. Después, ofrece al equipo un recorrido autorizado para almacenar y solicitar accesos; si el procedimiento es impracticable, la siguiente urgencia puede volver a crear otra hoja con el mismo problema.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn · Best practices for protecting secrets — Ciclo de descubrimiento, custodia y sustitución; la automatización depende del secreto y de la integración concreta.
• OWASP · Secrets Management Cheat Sheet — Rotación, revocación, consumidores y prevención de exposición en registros; se cita la fuente mantenida por OWASP.