Cuándo dar de baja un activo y qué evidencia conservar
Da de baja un activo cuando exista una decisión autorizada sobre su destino y hayas resuelto sus datos, accesos y obligaciones de devolución. Un equipo averiado o amortizado puede seguir necesitando custodia y tratamiento seguro.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Da de baja un activo cuando exista una decisión autorizada sobre su destino y hayas resuelto sus datos, accesos y obligaciones de devolución. Un equipo averiado o amortizado puede seguir necesitando custodia y tratamiento seguro.
Definir qué termina y qué sigue pendiente
Separa la baja operativa de la salida física. Un servidor puede dejar de prestar servicio y permanecer guardado mientras se conserva información; un portátil puede devolverse al arrendador tras preparar el soporte. Registra ambos hitos con estados distintos para que nadie interprete «fuera de uso» como permiso para entregarlo.
Comprueba propietario, contrato y destino: reutilización, devolución, venta, reciclaje o destrucción. Identifica quién aprueba la salida y quién confirma que no hay información necesaria pendiente de trasladar. Si existe una obligación de conservación o una investigación, consulta al responsable correspondiente antes de modificar el contenido.
Resolver datos y gestión técnica
Prepara la transferencia autorizada de documentos empresariales y verifica que el destino permite abrir lo necesario. Después elige el tratamiento del soporte según tipo de dispositivo, sensibilidad y destino. NIST SP 800-88 rev. 2 trata el saneamiento como un programa con técnicas y controles aplicables; borrar una carpeta no es un criterio suficiente para todos los soportes.
Soporte debe registrar método, herramienta o procedimiento utilizado, resultado y validación. Si no puede garantizarse un tratamiento apropiado, mantén el equipo bajo custodia y escala la decisión. Revisa también certificados, credenciales del dispositivo y sistemas de gestión: eliminar una ficha del inventario no revoca por sí mismo los accesos de todos los servicios.
Conservar una cadena verificable
El expediente debería unir identificador y serie con autorización, fecha, persona que entrega, receptor y justificante del destino. Añade evidencia del tratamiento de datos y las excepciones aceptadas. En una devolución, relaciona el albarán con los equipos concretos; un documento que solo dice «tres portátiles» será difícil de contrastar.
Limita quién consulta estos documentos y acuerda su conservación con las necesidades contractuales y de cumplimiento de tu empresa. No existe un plazo universal que puedas aplicar a todos los expedientes. Una revisión final debe poder reconstruir dónde acabó el activo y quién comprobó cada condición, incluso si el técnico original ya no trabaja contigo.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Separar retirada operativa y salida física.
- ✓ Vincular saneamiento y recepción a una serie.
- ✓ Documentar excepciones antes de entregar el equipo.
Fuentes y documentación
- NIST SP 800-88 Rev. 2 — Saneamiento de soportes según sensibilidad de la información y técnicas aplicables; edición final de septiembre de 2025.
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