Cómo decidir qué datos deben entrar en una copia de seguridad

Pregunta qué habría que reconstruir

Reúnete con el responsable de cada proceso y plantea una pérdida del equipo o del servicio. ¿Qué pedidos, expedientes, diseños o registros necesitaría para trabajar? ¿Dónde se crean y dónde terminan? Incluye ubicaciones menos visibles: adjuntos de una aplicación, carpetas locales autorizadas, plantillas y exportaciones críticas. No des por cubierto un dato porque aparece en una unidad sincronizada; confirma la recuperación de versiones y borrados que necesitas.

Clasifica por necesidad y capacidad de rehacer

Distingue información única, información regenerable y material temporal. Para lo regenerable, comprueba cuánto tardarías en reconstruirlo y de qué fuentes dependerías. Un fichero derivado puede merecer copia si recrearlo detiene el trabajo durante días. Si excluyes temporales o cachés, registra la exclusión con un motivo y responsable. No uses únicamente tamaño o antigüedad para decidir: un archivo pequeño puede contener una configuración imprescindible.

Contrasta el alcance con la herramienta

Comprueba qué cargas admite el sistema de copia y cómo obtiene un estado utilizable de una aplicación activa. La copia de archivos de una base de datos abierta no equivale siempre a una copia consistente de esa base. Revisa exclusiones, límites, nuevas ubicaciones y errores parciales. NIST vincula el alcance de respaldo a la recuperación del sistema; convierte ese criterio en una lista propia que incluya lo que queda fuera y quién lo cubre.

Verifica con una selección que represente el proceso

Restaura en un destino controlado una muestra con documentos recientes, datos antiguos necesarios y configuración. Pide al responsable que confirme que puede continuar una tarea concreta. Si faltan adjuntos o permisos, corrige el alcance aunque la tarea de copia figure correcta. Revisa el inventario cuando se incorpora una aplicación o se cambia de ubicación. Antes de copiar datos personales a otro entorno, limita acceso y conservación según la finalidad de la prueba.

Fuentes y documentación

• NIST SP 800-34 Rev. 1: planificación de contingencias — BIA, objetivos de recuperación, pruebas, dependencias y validación antes de declarar recuperado un servicio.