Cómo avisar de una incidencia cuando el correo corporativo está caído

Guardar el contacto fuera del correo

Prepara una ficha breve con teléfono o canal alternativo autorizado, horario, responsable interno y sustituto. Déjala accesible sin entrar en el buzón: una copia controlada sin conexión o una tarjeta del puesto pueden servir. Revisa quién puede consultar teléfonos personales y evita distribuirlos innecesariamente.

Comprueba las dependencias del canal. Un portal que utiliza la misma identidad corporativa podría quedar inaccesible si falla esa identidad; una aplicación de mensajería puede depender de la misma conexión averiada. El NCSC recomienda prever comunicaciones alternativas y probarlas. Selecciona la vía según el fallo que necesitas soportar, sin asumir que cambiar de aplicación elimina la dependencia.

Avisar y acordar cómo recibir novedades

Identifica tu empresa y solicita confirmación de que el aviso ha sido recibido, una referencia y el canal para las siguientes actualizaciones. Si el primer contacto no responde, utiliza el sustituto o escalado acordado según horario. Evita enviar avisos repetidos a números distintos sin saber quién coordina.

No reenvíes documentos empresariales a tu correo personal como solución automática. El canal alternativo sirve para mantener contacto dentro del alcance aprobado; compartir información sensible requiere un mecanismo adecuado. Si sospechas que el correo está comprometido, comunícalo al interlocutor verificado para decidir una vía segura fuera del servicio afectado.

Verificar al interlocutor sin entregar secretos

Si recibes una llamada de supuesto soporte, contrástala llamando tú al número previamente registrado. El nombre mostrado, la voz o conocer tu empresa no bastan para acreditar autoridad. Microsoft advierte de la suplantación de soporte y recomienda comprobar comunicaciones por otra vía.

Soporte también debe seguir su procedimiento de identificación: puedes utilizar un contacto interno autorizado, sin revelar contraseñas ni códigos de acceso. Confirmar un aviso no autoriza restablecer cuentas, conceder permisos o instalar acceso remoto. Si no puede verificarse una petición sensible, déjala pendiente y escala; la caída del correo no elimina los controles.

Ensayar el recorrido y recuperar el registro

Haz una prueba anunciada sin usar el correo: localiza el contacto, comprueba recepción y acuerda una devolución de llamada. Anota dependencias y contactos que fallan; no declares una emergencia real durante el ensayo.

Cuando vuelva el canal habitual, incorpora referencia, comunicaciones y decisiones al registro de soporte autorizado. Confirma dónde continuará el caso y cierra el hilo alternativo para evitar instrucciones paralelas. Actualiza la ficha cuando cambien personas, contrato o herramientas.

Fuentes y documentación

• NCSC: comunicación eficaz durante un incidente — Recomienda comunicaciones alternativas cuando fallen las habituales y ejercicios para comprobar el plan.
• NCSC: procesos de respuesta a incidentes — Contempla fallos de correo, red o telefonía y mantener registro de comunicaciones y decisiones.
• Microsoft: protección contra estafas y ataques — Advierte de suplantaciones de soporte y recomienda contrastar comunicaciones sospechosas por un método diferente.