Cómo acreditar el borrado o retirada de un dispositivo del inventario
Para acreditar el borrado o retirada de un dispositivo, vincula el activo y sus soportes a la actuación realizada, su resultado y el destino final.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Para acreditar el borrado o retirada de un dispositivo, vincula el activo y sus soportes a la actuación realizada, su resultado y el destino final. Una factura de reciclaje o una captura de una orden enviada no demuestra por sí sola el saneamiento de los datos. La baja del inventario debe conservar esa trazabilidad.
Identifica el soporte, además del ordenador
Registra serie, identificador patrimonial y unidades de almacenamiento que contiene. Si se sustituyó un disco, documenta por separado dónde quedó el anterior. Distingue equipo completo, soporte retirado y otros medios entregados. Determina quién autoriza el destino y si hay obligaciones de conservación o un incidente que impidan borrar todavía. No elimines la ficha del activo al iniciar el proceso; cambia su estado a pendiente de tratamiento.
Elige un método acorde con el medio y el destino
NIST SP 800-88r2 distingue métodos de saneamiento y exige considerar la sensibilidad y el uso posterior. La técnica debe corresponder al soporte y a las capacidades comprobadas del fabricante; no traslades una receta de disco magnético a cualquier unidad flash. Borrar archivos, formatear y quitar el dispositivo de una consola no son evidencias equivalentes de saneamiento. Si el medio está averiado, deja constancia y utiliza una ruta adecuada a esa condición.
Registra ejecución y aceptación del resultado
Guarda método, técnica, herramienta y versión, fecha, operador, resultado, errores y decisión de validación. El modelo de certificado de NIST incorpora identificación del medio, detalles, verificación, validación y destino. Un certificado propio o de un tercero debe permitir relacionar cada soporte con el trabajo. Si un informe agrupa un lote sin series ni relación recuperable, solicita el detalle antes de cerrar la baja.
Cierra el inventario sin borrar la historia
Añade receptor final, fecha y evidencia de transferencia o destrucción según corresponda. Retira accesos y registros de gestión por el procedimiento previsto, pero conserva el expediente de retirada durante el periodo definido por la empresa. Verifica una muestra documental: desde la antigua ficha debe poder localizarse el soporte y su resultado, y desde el certificado debe poder volver al activo. Cuando no exista prueba suficiente, anota la excepción y mantenla abierta; no conviertas una entrega física en un borrado acreditado.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Cada soporte tiene serie o relación inequívoca con el activo.
- ✓ El expediente incluye resultado, errores y decisión de validación.
- ✓ La baja enlaza destino final y evidencia sin eliminar la ficha histórica.
Fuentes y documentación
- NIST · SP 800-88 Rev. 2 — Saneamiento según medio y destino; documentación y certificado del apéndice C.
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