Conciliar merma e inventario entre café verde y producto tostado

Definir unidades base y conversiones

Establece unidad de compra, producción, almacenamiento y venta, con factores versionados si se usa un formato distinto. Registra precisión de básculas y redondeo. No sumes unidades de caja y gramos como si fueran intercambiables sin una conversión explícita.

Medir entrada y salida por producción

Una orden registra peso verde asignado, peso efectivamente cargado, peso tostado y lote de salida. Identifica balanza, fecha y operador. Si falta una medición, crea excepción; no rellenes con el promedio histórico.

Registrar reposo y empaquetado

Distingue producto tostado en espera de empaquetar, bolsas preparadas, muestras y pérdidas. Cada movimiento indica fecha, referencia, cantidad y destino. Un ajuste de inventario no sustituye un registro de lote o producción.

Conciliar pedidos y ventas

La venta descuenta SKU y formato, mientras muestras y consumo interno tienen otro motivo. Los pedidos online y mayoristas deben reservar stock de la misma fuente. Si una bolsa se abre para cata, registra el movimiento para no volver a ofrecer esa unidad.

Investigar diferencias sin atribución automática

El sistema destaca diferencias entre stock teórico y conteo, pero el responsable valida posible error de unidad, carga, etiquetado, derrame o venta no registrada. Mantén el valor anterior y crea una corrección trazable con motivo, fecha y aprobación.

Gestionar subproductos y muestras

Si el negocio registra muestras, catas o usos internos, asigna categoría y límite definidos. No mezcles una bolsa de muestra con producto comercial sin revisar etiqueta, lote y condición. La automatización puede contabilizar, no decidir destino comercial.

Medir precisión de conversión

Compara stock teórico y físico por lote, errores por unidad, ajustes y discrepancias de pedido. Revisa varias producciones para distinguir variación normal de una falla del proceso. Haz piloto con un SKU y una sola balanza antes de sincronizar todo el catálogo.

Fuentes y documentación

• International Coffee Organization — Coffee statistics — Fuente sectorial de estadísticas y stocks; los datos de una empresa deben proceder de su propia contabilidad física.
• Specialty Coffee Association — Standards — La Specialty Coffee Association publica estándares y herramientas de evaluación de café; cualquier criterio de compra o calidad debe aplicarse según el método y competencia del negocio.