Automatizar la recepción de café verde y la trazabilidad por lote

Crear identidad de recepción

Asigna ID interno a recepción, proveedor, lote declarado, fecha, peso y documento de entrada. Conserva los datos originales de etiqueta y factura, y distingue lo comunicado por proveedor de lo comprobado internamente. No uses nombres de cosecha como identificador único.

Relacionar muestra y evaluación

Una muestra tiene su propio código, fecha, persona evaluadora y lote candidato. Guarda notas sensoriales o evaluación con método y versión; no mezcles impresiones personales con atributos objetivos. Si la evaluación usa una metodología de la SCA, consulta la guía correspondiente y registra qué parte se aplicó.

Controlar documentos y afirmaciones

Origen, proceso, certificación y notas de producto deben apuntar al documento o declaración fuente. Si no hay evidencia vigente, marca el campo como no verificado. Un agente puede extraer texto de un certificado, pero una persona confirma alcance, titular, lote y fechas antes de utilizar la afirmación comercial.

Registrar ubicación y apertura

Anota almacén, posición, sacos y fecha de apertura. Al fraccionar, genera sublotes vinculados al original y actualiza el peso según medición. No borres el lote padre; esta relación permite rastrear qué producto se consumió en cada producción.

Vincular movimientos con producción

Cada uso de grano indica lote, cantidad, orden y resultado. Si hay mezcla de lotes, registra componentes y proporciones según el procedimiento interno. Un escaneo de código que no coincide con el orden detiene la tarea y solicita revisión, en lugar de descontar otro lote silenciosamente.

Gestionar discrepancias

Diferencia de peso, documentación incompleta, sello dañado o referencia inconsistente crea una excepción con responsable y resolución. Evita que el lote entre en producción hasta que el equipo lo libere según su política. Los mensajes automáticos no equivalen a aprobación de proveedor.

Medir exactitud de trazabilidad

Mide lotes con documentos enlazados, ajustes de inventario, producciones con origen incompleto y tiempo para responder una consulta de cliente. Revisa una muestra de etiquetas de venta frente al expediente. Pilota con un lote nuevo y uno abierto para probar movimientos reales.

Fuentes y documentación

• Specialty Coffee Association — Coffee Value Assessment — La Specialty Coffee Association publica estándares y herramientas de evaluación de café; cualquier criterio de compra o calidad debe aplicarse según el método y competencia del negocio.
• Specialty Coffee Association — Coffee Standards — Catálogo de estándares publicados y en desarrollo; no todos son de acceso abierto.