Cómo seguir un pedido de gafas cuando montura y lentes llegan por separado

Relaciona proveedor, laboratorio, montaje y revisión para no avisar de recogida cuando solo ha llegado una parte.

Equipo enginerIT· 3 min de lectura

Una pieza recibida no deja listo el pedido completo

La montura llega a la tienda el martes y el laboratorio todavía no confirma las lentes. En la pantalla principal, el pedido aparece como “recibido” y alguien envía al cliente un mensaje de recogida. El estado de una caja no debería representar todo el trabajo. Una óptica necesita ver cada componente, el montaje pendiente, la revisión y la comunicación final como etapas relacionadas pero distintas.

Crea una referencia para el pedido completo

Vincula persona, fecha, pedido, profesional que lo gestionó y componentes asociados. Si existe una corrección de parámetros o una nueva orden, crea otra versión y deja la relación con la solicitud anterior. Evita usar solo el nombre del cliente para identificar pedidos que llegan en semanas distintas.

Mantén estados por componente

La montura puede estar reservada, pedida, recibida o devuelta; las lentes pueden estar solicitadas, aceptadas por el laboratorio, fabricadas o pendientes de aclaración. Un panel suma progreso sin convertir “una parte llegó” en “todo recibido”. Conserva proveedor y última actualización para cada estado.

Comprueba la confirmación del proveedor o laboratorio

Relaciona acuse, número de pedido, versión y fecha comunicada con el componente exacto. Una respuesta que solo diga “en curso” no identifica cuál de varios trabajos se actualizó. El agente puede localizar el hilo probable y preparar una conciliación, pero debe pedir revisión si no hay coincidencia única.

Trata la entrega parcial como una excepción explícita

Registra unidades o componentes recibidos y lo que falta, con albarán o comprobante. Si el proveedor cambia el plazo, actualiza la previsión y avisa al equipo interno. No aumentes el stock ni cierres la línea entera basándote en que ha llegado una montura de un pedido compuesto.

Asigna el montaje y la comprobación posterior

Cuando los componentes estén reunidos, crea una tarea de montaje o preparación con responsable y referencia. La persona encargada registra el resultado de sus comprobaciones según el proceso profesional de la óptica. La automatización organiza documentos y estados; no determina si el producto es clínicamente adecuado para el usuario.

Comunica disponibilidad solo tras el último control

El estado “listo para recoger” requiere que todos los componentes hayan llegado y que el equipo haya completado la revisión definida. Si hay un ajuste o una duda, la tarea queda abierta y recepción recibe una notificación. No dispares el mensaje porque el proveedor marque el paquete como enviado.

Gestiona cambios sin perder la historia

Si se reemplaza una montura, se repite una lente o el cliente cambia la fecha, guarda qué componente cambió, quién lo autorizó y cuál es el pedido vigente. La fecha prometida se actualiza solo con una confirmación disponible, y el mensaje al cliente explica si la visita debe reprogramarse.

Revisa retrasos por etapa

Mide tiempo desde solicitud hasta acuse, recepción, montaje, comprobación y aviso. Separa demoras del proveedor de tareas internas que esperaban asignación. Los casos con estados contradictorios muestran qué referencia falta; no promedies pedidos parciales como si fueran idénticos.

Prueba un pedido con montura recibida, lentes aún sin acuse y cita prevista mañana.

El sistema debe identificar el componente pendiente y evitar que se envíe un aviso de recogida prematuro.

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