Cómo conciliar un pedido de proveedor óptico cuando portal y albarán no coinciden

Relaciona el pedido interno con el del proveedor

Guarda referencia de la óptica, proveedor, fecha, persona solicitante y confirmación externa. Si los códigos de producto no son iguales, mantén una tabla de equivalencias aprobada por catálogo. No decidas que dos referencias coinciden porque el nombre comercial se parece.

Compara las líneas, no solo el total

Para cada artículo contrasta código, variante, cantidad pedida, cantidad aceptada y estado del proveedor. Un total de ocho unidades puede cuadrar aunque falte una lente concreta. La pantalla presenta coincidencias y diferencias por línea con enlace a la fuente original.

Mantén estados separados a lo largo del envío

Pedido creado, aceptado, preparado, expedido, en reparto, recibido y revisado son eventos distintos. Una integración puede importar un estado externo y su hora, pero no transforma una expedición en recepción de tienda. Indica el proveedor del dato y el momento de última actualización.

Comprueba el paquete con el albarán

La persona que recibe cuenta las unidades, revisa etiquetas y asocia el documento de entrega a los artículos observados. Si el paquete llega incompleto o dañado, registra cantidad y evidencia según el procedimiento interno. No marques recibidas las líneas que solo figuran en el portal.

Registra la diferencia sin alterar el pedido original

Abre una incidencia con artículo, cantidad esperada, cantidad recibida, referencia del albarán y foto o documento si procede. Conserva la línea original y espera la respuesta sobre envío parcial, sustitución o abono. No uses una corrección del stock para hacer desaparecer la diferencia documental.

Actualiza inventario una vez por recepción verificada

El movimiento de entrada tiene una referencia estable y se aplica una sola vez, aunque el archivo o evento se sincronice más de una vez. Un reintento reconoce el movimiento existente. Si el conteo cambia, genera una rectificación identificada en lugar de insertar otra recepción completa.

Coordina la entrega al cliente desde el saldo confirmado

Si una unidad pendiente está vinculada a una cita, recepción ve el compromiso y la última fecha comunicada por el proveedor. El agente puede preparar un aviso cuando falta material o detectar que una entrega amenaza la agenda, pero la persona confirma qué decir y si hay que cambiar la cita.

Cierra la conciliación con un resultado verificable

El expediente termina con recepción completa, saldo pendiente, sustitución aprobada, devolución o reclamación según lo que realmente ocurrió. Registra responsable, fecha y referencia de cierre. Revisa diferencias repetidas por proveedor para mejorar el formato de importación y los controles de recepción.

Fuentes y documentación

• CooperVision España — Catálogo digital de pedidos — Ejemplo de portal y seguimiento propios de un proveedor de lentes de contacto; los estados y pasos pueden variar entre proveedores.
• CGCOO — Guía práctica para elegir software de gestión para una óptica — Guía profesional publicada en 2022; referencia para pensar en inventario y proveedores, no un ranking actual de productos.