Qué revisar antes de archivar un equipo de Teams
Antes de archivar un equipo de Teams, confirma que su actividad ha terminado, quién consultará sus contenidos y qué recursos siguen teniendo trabajo pendiente.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Antes de archivar un equipo de Teams, confirma que su actividad ha terminado, quién consultará sus contenidos y qué recursos siguen teniendo trabajo pendiente. Archivar permite conservar y consultar el espacio y puede revertirse, pero no sustituye la revisión de acceso ni una política de conservación.
Obtén una decisión de cierre
Pide al responsable del equipo confirmar el fin del proyecto y comunicar desde cuándo debe cesar el trabajo. Revisa conversaciones pendientes, entregables sin aceptar y tareas que deban pasar a otro espacio. Ocultar un equipo en la lista personal no equivale a archivarlo.
Nombra a quien atenderá futuras consultas y una persona de respaldo. Antes del cambio, publica dónde continuará cualquier actividad que siga abierta y evita que la gente tenga que deducirlo al encontrar el equipo archivado.
Revisa qué hay detrás de las pestañas
Haz un inventario breve de archivos, canales y recursos enlazados desde el equipo. Comprueba quién es responsable de cada aplicación o servicio que sigue en uso. Una pestaña puede apuntar fuera del espacio que estás archivando; valida su tratamiento con su propietario.
Identifica colaboradores externos y revisa si deben conservar la consulta. Microsoft indica que todavía puedes cambiar miembros y roles de un equipo archivado. El archivo no resuelve por sí solo si una persona debe seguir teniendo acceso.
Decide el comportamiento de los documentos
En el archivo de Teams existe una opción para dejar el sitio de SharePoint asociado en solo lectura para miembros. Microsoft advierte de que los propietarios siguen pudiendo editar ese contenido. Por tanto, no lo describas como un bloqueo absoluto e inmutable.
Revisa también las reglas de conservación aplicables con su responsable. Si necesitas preservar documentación por una obligación concreta, confirma la configuración adecuada y su disponibilidad. Archivar y conservar para cumplimiento son decisiones relacionadas, pero tienen efectos diferentes.
Comprueba el estado después del cambio
Verifica que el equipo figura archivado y que una persona autorizada puede localizar el contenido que deberá consultar. Si seleccionaste solo lectura, prueba el comportamiento de un miembro y revisa la excepción de los propietarios. Registra fecha, responsables y accesos que has mantenido.
Anota quién podrá solicitar la reactivación y con qué motivo. No elimines el equipo para limpiar la interfaz: la eliminación afecta al contenido asociado y requiere otra decisión. Si queda trabajo esencial pendiente, resuélvelo o acuerda el traslado antes de archivar.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Confirmar cierre y trasladar actividad pendiente con responsable.
- ✓ Revisar recursos enlazados y colaboradores externos.
- ✓ Decidir solo lectura y comprobar la excepción de propietarios.
- ✓ Verificar consulta y registrar cómo solicitar reactivación.
Fuentes y documentación
- Archivar o eliminar un equipo de Teams — Archivo reversible, revisión de miembros y opción de SharePoint de solo lectura que permite editar a propietarios.
- Retención para SharePoint y OneDrive — La conservación para cumplimiento puede mantener contenido aunque el usuario lo modifique o elimine.
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