Qué revisar antes de aprobar un envío preparado por un agente

Comprueba a quién representa el envío

Verifica cuenta remitente, destinatarios completos, copias y relación con el expediente. Un nombre visible puede ocultar otra dirección. Confirma que quien aprueba puede autorizar ese mensaje en nombre de la empresa; disponer de acceso al buzón no concede autoridad comercial sobre cualquier compromiso. Si el correo responde a una cadena, revisa las personas añadidas desde el último intercambio válido.

Revisa afirmaciones que generan expectativas

Localiza precios, fechas, disponibilidad, alcance y condiciones. Cada una necesita una fuente autorizada y una formulación acorde con lo confirmado. Separa lo pendiente de lo acordado. En un ejemplo hipotético, «estamos revisando si podemos entregar el viernes» no debería transformarse en «entregaremos el viernes». Si falta la comprobación de un campo crítico, devuelve el borrador con una pregunta concreta en lugar de aprobar por su tono convincente.

Abre los adjuntos de esa propuesta

Comprueba contenido, versión y destinatario previsto de cada archivo, incluidos enlaces que permiten descargarlo. Revisa que no arrastren datos de otro cliente o información interna ajena al propósito. No des por bueno el archivo por su nombre: la revisión debe abrir la versión vinculada a la propuesta. Si se sustituye después, la decisión anterior necesita invalidarse según la política de aprobación.

Cierra con una decisión específica

Permite aprobar, rechazar o pedir corrección y conserva la referencia exacta de lo revisado. Antes de enviar, verifica que la propuesta sigue vigente y sin cambios relevantes. Prueba una aprobación con el adjunto reemplazado y otra desde una persona sin autoridad: ambas deben detener el envío. El estado final distinguirá preparado, aprobado y enviado; si el sistema no confirma la salida, deriva el caso para comprobarlo sin duplicar mensajes. La revisión aporta control cuando puede cambiar la decisión y cuando el ejecutor respeta sus límites.

Fuentes y documentación

• OWASP: autorización de transacciones — Relaciona autorización y datos significativos de una operación; contempla vigencia y comprobaciones al ejecutar.
• Microsoft Graph: sendMail — Describe el permiso de envío y distingue aceptación de la solicitud y finalización de su procesamiento.