Qué registrar cuando se modifica una solicitud ya aprobada

Captura una diferencia útil para decidir

Relaciona solicitud original, revisión aprobada y propuesta de modificación. Registra quién solicita el cambio, cuándo, motivo y campos anteriores y nuevos. Añade adjuntos sustituidos y efectos sobre destinatario, plazo o alcance. No basta con guardar editado por: la persona que revisa debe saber qué cambió sin reconstruir dos expedientes completos. Limita la copia de datos sensibles a los necesarios para justificar esa diferencia.

Clasifica según el efecto del cambio

Acuerda con el responsable qué modificaciones permiten una corrección administrativa y cuáles reabren la decisión. Corregir una nota interna puede tener un efecto distinto de cambiar cuenta de pago, proveedor o importe. Documenta esas reglas y quién autoriza excepciones. Si no hay una regla aplicable, deja la modificación pendiente. El registro técnico del cambio demuestra que ocurrió, pero no demuestra que quien editó tuviera autoridad de negocio para aprobar sus consecuencias.

Evita sobrescribir la evidencia autorizada

Conserva la versión aprobada y crea otra para el contenido nuevo. Marca si la autorización anterior sigue siendo aplicable, queda sustituida o se mantiene solo para una parte delimitada. En Dataverse la comprobación de versión permite detectar actualizaciones concurrentes; no sustituye la política que decide cuándo pedir otra aprobación. Antes de aplicar el cambio, comprueba si ya se ejecutó una orden basada en la revisión anterior y qué corrección necesita el destino.

Deja un cierre que soporte pueda reconstruir

Guarda decisión sobre la modificación, persona autorizada, revisión resultante y resultado de su ejecución. Si el cambio se rechaza, conserva también ese desenlace. Ensaya un supuesto de importe modificado tras crear el pedido: deben verse pedido original, nueva autorización y ajuste realizado, sin aparentar que el primer pedido nació con el valor corregido. Otro responsable debe poder explicar el recorrido leyendo la ficha y sus vínculos, sin pedir capturas privadas a quien lo tramitó.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn — Concurrencia optimista en Dataverse — Permite comprobar la versión de una fila antes de actualizarla; requiere implementación compatible.