Qué decidir antes de eliminar la cuenta de un antiguo empleado

Abre una decisión por cada recurso

Revisa correo, calendario, OneDrive y los servicios en los que la persona era responsable. Para cada recurso, registra destino, nuevo responsable, necesidad de conservación y comprobación pendiente. Una lista de aplicaciones asignadas ayuda a detectar dependencias, pero debe contrastarse con el departamento.

Elimina ambigüedades: conservar un archivo no significa que el equipo pueda encontrarlo; reenviar mensajes nuevos no conserva las conversaciones previas. Pide al receptor que confirme que dispone del contenido necesario y que puede abrirlo desde su propia cuenta.

Resuelve las excepciones que impiden borrar

Si el buzón se ha convertido en compartido, su cuenta asociada debe mantenerse como anclaje. Si hay requisitos de preservación, consulta al responsable correspondiente y valida la configuración y las licencias antes de retirar nada. No des por equivalentes una exportación, una retención y un acceso temporal.

Si la identidad se sincroniza desde Active Directory local, Microsoft indica que la eliminación y restauración deben gestionarse en el entorno local. Identifica el origen de autoridad para evitar una actuación en el lugar incorrecto o un estado incoherente.

No uses la recuperación como plan de conservación

Microsoft documenta ventanas de recuperación y efectos diferentes al retirar licencias o eliminar cuentas. Comprueba los plazos y las políticas efectivas de tu organización antes de fijar una fecha: no prometas que todos los datos tendrán el mismo tratamiento.

Autoriza el borrado solo cuando los receptores hayan validado el traspaso, se haya decidido el destino de la dirección de correo y no quede una dependencia de anclaje o preservación sin resolver. Conserva evidencia de esas decisiones y del estado previo. Después comprueba el resultado previsto: una dirección eliminada puede dejar de recibir correo. La baja debe incluir cómo se informará a quienes todavía intenten contactar por ese canal.

Fuentes y documentación

• Retirar a un antiguo empleado de Microsoft 365 — Secuencia de protección, conservación, traspaso y retirada de la cuenta.
• Convertir un buzón de usuario en compartido — Conservación del correo y calendario, cuenta de anclaje, reglas y comprobaciones de licencia.
• Dar acceso a los datos de OneDrive y Outlook — Acceso administrativo sin contraseña del usuario, traslado de archivos y retirada del acceso temporal.