Cómo inventariar los programas que emiten facturas antes de adaptar una pyme

Localiza cada sistema, canal y proceso que genera facturas para acordar un cambio con el proveedor y la gestoría.

Equipo enginerIT· 3 min de lectura

Un solo CIF puede emitir facturas desde varios procesos distintos

Una pyme cree que factura desde su ERP, pero el TPV emite tickets simplificados, la tienda genera facturas de venta y una aplicación sectorial prepara recibos. La gestoría transforma algunos datos antes de contabilizarlos. Si se revisa una sola licencia, quedan procesos fuera del inventario y la fecha de transición puede sorprender al equipo. El punto de partida es localizar cada sistema que expide facturas y distinguirlo de herramientas que solo generan documentos auxiliares.

Haz el inventario desde la operación

Pregunta a ventas, recepción, operaciones y finanzas cómo documentan cada cobro o prestación. Revisa productos instalados, cuentas cloud y extensiones de comercio electrónico. No te bases solo en el contrato de software: una aplicación pequeña o un TPV puede generar facturas aunque no se considere el sistema principal.

Clasifica los documentos

El reglamento se refiere a sistemas que soportan la expedición de facturas. La AEAT distingue facturas completas o simplificadas de otros justificantes, como albaranes, que no son por sí solos facturas. Anota qué genera cada aplicación y pide al responsable fiscal que confirme cualquier caso ambiguo.

Dibuja el flujo con sus integraciones

Por cada sistema, registra entrada, numeración o serie usada, destino de los datos, forma de entrega a contabilidad y quién corrige un error. Un TPV puede alimentar el ERP, mientras una plataforma expide el documento al cliente. Identifica si hay una factura o varios registros sobre el mismo hecho.

Identifica responsable y proveedor por sistema

Guarda razón social, producto, versión, proveedor, contrato de soporte y persona con capacidad de configuración. Si una asesoría expide facturas por delegación, no des por supuesto que su software queda fuera: la AEAT aborda quién utiliza el sistema y cuándo hay delegación material de expedición. Confirma el modelo contractual y operativo.

Distingue sistemas y modalidades posibles

La AEAT describe modalidades VERI*FACTU y no verificable, con requisitos distintos de remisión y conservación, y contempla situaciones en que pueden coexistir sistemas. No elijas una opción por la etiqueta de marketing del proveedor ni asumas una modalidad única para todo el negocio. Evalúa cada caso con asesoría competente.

Convierte hallazgos en un plan priorizado

Marca sistemas críticos para cierre, facturación en mostrador o cobro online. Solicita al proveedor evidencias actuales de adaptación, flujo de correcciones, exportación y soporte. Registra los puntos pendientes y responsable; no marques “cumple” solo porque hay una actualización disponible.

Mantén el inventario vivo

Actualiza el registro cuando se abre una sede, se instala un TPV o se cambia de canal de ventas. Un agente puede detectar nuevas aplicaciones en compras o altas de proveedor y pedir validación a finanzas. La clasificación definitiva de un software sigue siendo una decisión del responsable fiscal y técnico.

Antes de ponerlo en marcha

✓ Listar ERP, TPV, tienda online y otras aplicaciones que emiten facturas.
✓ Separar facturas de albaranes, presupuestos y recibos internos.
✓ Identificar empresa, sistema, proveedor y persona responsable.
✓ Registrar integraciones, series y puntos de corrección.
✓ Confirmar con AEAT y proveedor qué requisitos aplican a cada sistema.

Fuentes y documentación

AEAT — Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU — Landing oficial con la nota informativa de ampliación de plazos de octubre de 2026 y acceso a las FAQ actualizadas; comprobar antes de planificar el cambio.
AEAT — Preguntas frecuentes de facturación — Distingue conceptos, alcance, modalidades y casos; FAQ actualizadas el 21/10/2026 cuando se consultaron.
BOE — Real Decreto 1007/2023, texto consolidado — Texto reglamentario de referencia para sistemas informáticos de facturación; revisar las modificaciones y transitorios vigentes al aplicar cada caso.

Prueba el inventario con una devolución que genera una factura rectificativa desde el TPV.

El equipo debe identificar qué aplicación expide cada documento y quién valida su relación con la venta original.

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