Cómo revisar reenvíos de correo al terminar una relación laboral

Empieza por el destino autorizado

Anota la dirección de la persona que causa baja, la fecha efectiva y quién puede recibir consultas posteriores. Pide una decisión concreta: conservar el buzón, delegar su consulta o reenviar determinados mensajes no son actuaciones equivalentes. El responsable del negocio debe validar destinatario, finalidad y fecha de revisión.

Evita convertir una dirección personal externa en el archivo de la empresa. Si alguien debe consultar mensajes antiguos, el reenvío de mensajes nuevos no resuelve esa necesidad. Tampoco concede permiso para enviar como la persona que se marcha; esa autorización se gestiona por separado.

Mira las tres vías de salida

En el buzón de Exchange revisa el reenvío administrativo, su dirección de destino y si conserva copia. Después revisa las reglas de bandeja: puede haber condiciones que solo reenvíen facturas, mensajes de un cliente o asuntos concretos. Incluye las reglas ocultas mediante una revisión administrativa autorizada; la lista visible del usuario puede ser insuficiente.

Revisa también las reglas de flujo que mencionen la dirección o sus grupos. Documenta cada coincidencia antes de cambiarla, con destino, condición y estado. Una regla con un nombre inocente merece la misma revisión que otra que se llama «Reenvío». Consulta las fuentes de Microsoft al final para distinguir ambos mecanismos.

Retira lo no autorizado y comprueba la continuidad

Conserva la evidencia necesaria y desactiva los destinos que no estén aprobados. Si aparece un reenvío desconocido, trata el hallazgo como posible incidente: investiga su creación y el periodo afectado. Borrar la regla no aclara qué información salió anteriormente.

Realiza una prueba sin información real de clientes. Envía un mensaje que cumpla cada condición relevante y otro que quede fuera. Comprueba el destino previsto y que la baja no haya dejado consultas comerciales sin atender. Evita reactivar una salida externa solo para que una prueba llegue.

Cierra con una fecha de caducidad

Deja constancia de quién realizó el cambio y quién validó la solución. Programa la retirada del reenvío temporal y una revisión de las excepciones. Comprueba también que el bloqueo de acceso y la conservación de datos siguen el procedimiento de baja: la configuración del correo es una parte de ese procedimiento, no el cierre completo.

Fuentes y documentación

• Reenvío de buzones en Exchange Online — Reenvío administrativo y conservación de copia.
• Respuesta ante una cuenta comprometida — Revisión de reenvío SMTP y reglas de bandeja, incluidas las ocultas.
• Retirar a un antiguo empleado — Secuencia de baja y conservación de información.