Cómo retirar el acceso a un buzón sin borrar sus mensajes
Para retirar a una persona el acceso a un buzón compartido, elimina las concesiones que le permiten entrar o enviar, incluidas las que obtiene mediante grupos.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Para retirar a una persona el acceso a un buzón compartido, elimina las concesiones que le permiten entrar o enviar, incluidas las que obtiene mediante grupos. No necesitas borrar el buzón ni sus mensajes. Primero distingue una baja de delegación de una baja completa de empleado.
Delimita qué debe dejar de hacer
Pregunta al responsable si la persona deja de leer, de enviar o de realizar ambas tareas. Revisa Acceso completo, Enviar como y Enviar en nombre de por separado. Retirar solo la lectura puede dejar una autorización de envío; retirar el envío puede dejar disponible toda la correspondencia.
Registra el buzón, la cuenta afectada, el alcance aprobado y la fecha efectiva. Si otra persona asume el servicio, prepara antes su acceso y valida que puede atenderlo. La continuidad no exige conservar permisos a quien ya no los necesita.
Retira la concesión en su origen
Un administrador autorizado puede eliminar miembros o permisos en la configuración del buzón compartido. Si el acceso procede de un grupo, revisa la pertenencia y el efecto sobre otros recursos antes de cambiarla. No des por terminada la retirada porque desaparezca una asignación individual si queda otra vía de autorización.
No elimines la cuenta asociada al buzón ni cambies su dirección para resolver esta tarea. Tampoco borres conversaciones antiguas de la persona: forman parte del contenido del servicio y la retirada de permisos es una operación distinta.
Verifica el servicio y documenta el límite
Revisa de nuevo las concesiones guardadas y los grupos. Realiza una prueba con una sesión nueva de la persona afectada cuando sea posible, respetando el tiempo de aplicación del cambio, y confirma que el resto del equipo mantiene su acceso. Registra cualquier resultado inesperado para investigarlo.
Si la persona abandona la empresa, aplica además el procedimiento de bloqueo y cierre de sesiones de su cuenta. Retirar la delegación no sustituye esa baja. Ninguna de estas medidas borra copias que ya se hubieran descargado o reenviado: si ese riesgo es relevante, debe tratarse dentro del proceso de salida y gestión de la información.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Alcance de retirada autorizado.
- ✓ Lectura y ambos modos de envío revisados.
- ✓ Grupos y otras concesiones comprobados.
- ✓ Buzón conservado y continuidad verificada.
Fuentes y documentación
- Configurar un buzón compartido — Administración de miembros, permisos y copias de elementos enviados.
- Administrar permisos de destinatarios en Exchange Online — Acceso completo, Enviar como y Enviar en nombre de son permisos diferentes; también se documentan grupos y asignación automática.
- Impedir el inicio de sesión y bloquear el acceso — Restablecimiento de contraseña, cierre de sesiones, bloqueo y límites temporales.
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