Cómo relacionar gastos de una expedición con sus documentos de soporte

Crea un registro que permita volver al soporte

Conserva emisor, fecha, importe, moneda si corresponde, concepto e identificador documental. Enlaza el archivo y la línea relevante cuando haya varias. Estos son campos propuestos para tu control interno, no una lista de requisitos fiscales. AEAT distingue contenido de facturas; administración debe valorar el tipo de justificante y el tratamiento que procede, sin darlo por válido únicamente porque el archivo sea legible.

Elige el alcance de imputación

Si el gasto pertenece a una expedición identificada, vincúlalo directamente con evidencia. Si cubre una ruta o varias operaciones, déjalo inicialmente en ese nivel y aplica solo un criterio de reparto aprobado. Registra base, proporciones y responsable para poder reconstruir el cálculo. No copies el importe completo en cada expedición ni repartas a partes iguales por comodidad cuando negocio no haya aceptado ese método.

Resuelve duplicados y soporte incompleto

En un ejemplo hipotético, un recibo llega por correo y después dentro de una liquidación. Comprueba si son dos copias del mismo gasto o conceptos distintos antes de acumularlos. Relaciona las copias y conserva la procedencia, sin tratar cada archivo como un coste nuevo. Si el documento no permite identificar el servicio, solicita aclaración y mantenlo sin asignación definitiva. Una referencia escrita a mano necesita confirmación cuando admite varios candidatos.

Comprueba conciliación y cambios

Compara el total de gastos asignados con el soporte o liquidación y deja visibles diferencias, anulaciones y devoluciones. Si cambias un reparto, registra una nueva revisión y revisa informes que ya utilizaron la anterior. Prueba un soporte compartido por tres expediciones, una copia repetida y un gasto sin servicio identificable. El total debe contarse una vez, la parte pendiente debe seguir visible y ninguna imputación interna debe convertirse automáticamente en un cargo al cliente sin su propia autorización.

Fuentes y documentación

• AEAT — Contenido de las facturas — Descripción de operaciones y datos de factura; la revisión de correspondencia comercial no sustituye la revisión fiscal.