Cómo registrar una entrega parcial cuando quedan bultos pendientes
Registra la entrega parcial con un balance de lo esperado, lo recibido y lo que sigue pendiente por bulto o línea.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Registra la entrega parcial con un balance de lo esperado, lo recibido y lo que sigue pendiente por bulto o línea. El total original no desaparece al cerrar la parte entregada. El expediente debe permitir localizar los pendientes sin declararlos perdidos ni generar otra vez el servicio completo.
Reconstruye una entrega partida sin multiplicar cantidades
Ejemplo hipotético: una expedición contiene 10 bultos identificados; el receptor confirma 7, rechaza 1 y no hay recepción de los otros 2. La ficha conserva 10 esperados, 7 recibidos, 1 rechazado y 2 pendientes de localizar. No escribas simplemente «faltan 3»: el rechazado tiene un hecho conocido y necesita otra decisión. Tampoco registres los 3 como una nueva venta o una segunda expedición original.
Si los documentos hablan de palés y cajas, aclara qué unidad corresponde al compromiso y si hay embalajes anidados. Cuando existen identificadores individuales, utiliza su lista; cuando solo hay cantidades, deja visible esa menor precisión. La guía GS1 distingue la identidad de una unidad logística de la información comercial. No inventes etiquetas individuales a posteriori para aparentar trazabilidad que no se capturó.
Cada grupo conserva evidencia y una salida propia
Para los 7 recibidos, vincula el justificante y la cantidad que acredita. Para el rechazado, registra motivo declarado, ubicación conocida y responsable que decidirá su tratamiento. Para los 2 pendientes, abre una comprobación de localización con última evidencia disponible y dueño. Una ausencia en el justificante no demuestra pérdida física.
El artículo 12 de la Ley 15/2009 contempla un recibo de las mercancías entregadas; la ficha de gestión debe describir el alcance acreditado y no ampliarlo a toda la expedición. Tráfico o atención confirma con el receptor qué acepta el documento. Una propuesta de reentrega, devolución o cambio de condiciones requiere su decisión correspondiente; registrar el parcial no la autoriza.
La salida del transportista incluye una ficha del resto con referencia de bultos, último punto o tramo acreditado y persona que verificará su situación. Este balance sigue la expedición en curso; cualquier actualización de existencias pertenece al proceso del receptor.
La segunda recepción completa un saldo, no borra la primera
Si después se reciben los 2 pendientes, añade otro evento y su prueba, conservando fecha y alcance de la recepción inicial. El rechazo continúa abierto hasta resolver su destino y aceptación. La vista final puede mostrar 9 recibidos y 1 rechazado en revisión, aunque el vehículo ya haya terminado su recorrido.
Comprueba el balance: cada bulto pertenece a una situación actual identificable y cada cambio conserva su historial. Si no puedes asignar una cantidad sin contarla dos veces, deja la conciliación abierta. La documentación pendiente y la ejecución pendiente se muestran aparte: puede estar recibido un bulto cuya prueba todavía no ha llegado, o existir un documento correcto que acredita solo una parte.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Conservar total original y unidad de cuenta.
- ✓ Separar recibido, rechazado y sin localizar.
- ✓ Relacionar prueba con cantidad acreditada.
- ✓ Añadir recepciones posteriores sin duplicar saldo.
Fuentes y documentación
- GS1 — Logistic Label Guideline — Distingue identificación de unidad logística e información comercial y de transporte; no se impone GS1 como requisito universal.
- BOE — Ley 15/2009, texto consolidado — Marco sectorial: carta de porte, instrucciones y entrega. Las comprobaciones propuestas son de gestión y no una lista de obligaciones legales.
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