Cómo propagar una baja sin borrar datos que deben conservarse

Precisa qué termina y qué continúa

Registra persona o entidad afectada, empresa, fecha efectiva y sistemas implicados. Separa baja comercial, retirada de acceso y solicitud de supresión si existen. No deduzcas una de otra. En un ejemplo hipotético, dejar de aceptar pedidos de una cuenta no autoriza eliminar sus facturas. Los plazos y obligaciones de conservación requieren una revisión concreta; no los inventes desde una regla de sincronización.

Asigna una acción a cada destino

Para cada aplicación acuerda desactivar, restringir, archivar, anonimizar o solicitar revisión según su capacidad y la política aprobada. Comprueba qué dependencias impedirían la operación. Una API que informa de un elemento eliminado solo comunica ese estado en su ámbito. En Microsoft Graph, delta devuelve marcas de eliminación; la integración debe interpretar ese aviso según su propio contrato y no copiarlo como orden universal de borrado.

Evita que un evento antiguo reactive la ficha

Guarda la referencia y vigencia de la baja con la información mínima necesaria para impedir recreaciones indebidas. Revisa importaciones completas, reintentos y sistemas que siguen enviando el registro. Define cómo se autoriza una reactivación legítima. No conserves datos indefinidamente por comodidad técnica: acuerda también el acceso y la conservación de las marcas que utilizas para controlar la propagación.

Verifica cada resultado y cada excepción

Comprueba en destino que se bloquea la operación prevista y que los documentos autorizados siguen disponibles para los roles correspondientes. Ensaya una baja parcial, un destino no disponible y un evento anterior que llega tarde. Registra pendientes por sistema con responsable. Si una acción es irreversible, valida antes sus dependencias y la decisión de negocio. No cierres la baja porque una única aplicación haya respondido correctamente.

Mantén una matriz de propagación con sistema, acción esperada, resultado comprobado y excepción. Un destino puede requerir conservar la referencia para relacionar operaciones antiguas y bloquear su uso futuro. Describe cómo reconocerás ese estado en una consulta. Si solo observas que la ficha desapareció del buscador habitual, no has demostrado ni conservación correcta ni retirada de todos los accesos.

Fuentes y documentación

• Microsoft Graph — Seguimiento de cambios — La consulta delta pagina resultados y representa el estado más reciente, no un historial completo de cada edición.