Cómo preparar una revisión de acceso por proyecto en SharePoint

Delimita qué pertenece al proyecto

Registra el sitio, las bibliotecas, las carpetas reservadas y los documentos compartidos fuera de ellas. Añade los espacios relacionados que el equipo utiliza de verdad. Una revisión de la biblioteca principal no cubre automáticamente una carpeta de otro sitio.

Fija una fecha de corte y un responsable de aprobar las decisiones. Si el proyecto sigue activo, acuerda cómo registrar nuevas incorporaciones durante la revisión para que el inventario no quede desfasado antes de terminar.

Construye el acceso esperado

Agrupa necesidades por función: coordinación, ejecución, consulta y proveedor. Para cada función, concreta si debe leer o editar, qué documentos necesita y cuándo deja de necesitarlos. Ser participante del proyecto no implica poder modificar todos sus entregables.

Pide una decisión expresa sobre colaboradores que ya terminaron su parte. No interpretes la ausencia de respuesta como renovación de su acceso. Deja esos casos pendientes con una persona encargada y fecha para resolverlos.

Recoge las vías de acceso existentes

Revisa miembros y propietarios, grupos utilizados, concesiones directas y vínculos de uso compartido. Microsoft recomienda gestionar los sitios de equipo mediante el grupo Microsoft 365 asociado; comprueba también las excepciones de carpetas y archivos.

Registra la vía concreta junto al nombre. Si una persona recibe acceso por dos caminos, retirar solo uno puede no resolver la diferencia. En un proyecto vinculado a Teams, coordina la revisión con quien administra su pertenencia para evitar cambios contradictorios.

Entrega decisiones ejecutables

Utiliza estados sencillos: mantener, modificar, retirar o aclarar. Cada propuesta debe indicar recurso, identidad o grupo, nivel esperado, aprobador y comprobación posterior. Separa los cambios aprobados de las dudas.

Tras aplicar un cambio, verifica que el colaborador autorizado conserva el trabajo necesario y que el acceso retirado ya no permite abrir el recurso. Guarda el resultado y programa una nueva revisión al cambiar de fase o cerrar el proyecto, además de la periodicidad que acuerdes.

Fuentes y documentación

• Personalizar permisos de listas y bibliotecas — Herencia, aviso de elementos con permisos únicos y consulta de excepciones.
• Acceso de invitado en Teams — La pertenencia al grupo Microsoft 365 asociado da acceso al equipo.
• Compartir archivos y carpetas de SharePoint — Acceso al sitio frente a uso compartido de archivos y carpetas.