Cómo preparar el traspaso del correo cuando alguien deja la empresa

Prepara una lista de trabajo, no una copia indiscriminada

Con el responsable del departamento, identifica conversaciones abiertas, direcciones utilizadas por clientes, citas pendientes y respuestas automáticas necesarias. Asigna a una persona cada asunto activo. Si la salida está planificada, pide que el empleado deje el contexto en los espacios de trabajo aprobados antes del último día.

La necesidad de continuar una actividad no justifica abrir todo el correo a todo el equipo. Delimita qué personas necesitan acceso, con qué finalidad y quién aprueba ese acceso. Si existe una obligación de conservación o una investigación, resuélvela antes de eliminar datos o licencias.

Elige cómo atender lo nuevo y cómo conservar lo anterior

El reenvío puede servir para dirigir mensajes nuevos a un sucesor, pero no entrega por sí mismo el historial previo. Convertir el buzón en compartido puede permitir que delegados autorizados consulten ese historial. La elección debe responder al proceso y a las condiciones del buzón, no a una rutina idéntica para todas las bajas.

Si se convierte, revisa reglas, licencias, tamaño y cuenta de anclaje. No elimines la cuenta que sostiene el buzón compartido. Si se necesita enviar desde la dirección anterior, aprueba ese permiso expresamente; leer el correo y representar al remitente son decisiones diferentes.

Coordina el momento de corte y la aceptación

Fija la fecha efectiva con quienes gestionan la salida. El administrador debe proteger el acceso del empleado y tratar las sesiones abiertas según el procedimiento de Microsoft 365; la aplicación de los controles no siempre es inmediata. No reutilices sus credenciales para probar la continuidad.

Envía una consulta ficticia a la dirección, verifica quién la recibe y comprueba que el sucesor puede localizar el contexto aprobado. Registra la aceptación, la fecha de revisión del acceso temporal y qué ocurrirá con la dirección cuando termine la transición. Trata OneDrive y otros recursos en el plan de baja: resolver el correo no completa por sí solo la salida.

Fuentes y documentación

• Retirar a un antiguo empleado de Microsoft 365 — Secuencia de protección, conservación, traspaso y retirada de la cuenta.
• Impedir el inicio de sesión y bloquear el acceso — Restablecimiento de contraseña, cierre de sesiones, bloqueo y límites temporales.
• Convertir un buzón de usuario en compartido — Conservación del correo y calendario, cuenta de anclaje, reglas y comprobaciones de licencia.
• Dar acceso a los datos de OneDrive y Outlook — Acceso administrativo sin contraseña del usuario, traslado de archivos y retirada del acceso temporal.