Cómo organizar una solicitud de borrado que afecta a datos de un agente
Organiza una solicitud de borrado como un expediente coordinado entre privacidad y los dueños de los sistemas.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Organiza una solicitud de borrado como un expediente coordinado entre privacidad y los dueños de los sistemas. Primero delimita qué datos y copias afecta; después ejecuta las acciones aprobadas y verifica su alcance. Borrar una conversación en pantalla no acredita la eliminación de todos los datos asociados.
Recibe y delimita la petición
Usa el canal establecido, comprueba identidad con medios proporcionados y registra fecha y alcance. No pidas más documentación de la necesaria para localizar a la persona. La AEPD explica el derecho de supresión y sus límites: el responsable debe valorar el caso. El agente puede ayudar a localizar referencias, pero no decidir por sí solo qué obligaciones permiten o impiden borrar.
Localiza datos derivados y receptores
Busca conversaciones, adjuntos, estado persistente, índices de recuperación, exportaciones y registros que contengan datos de la persona. Relaciona identificadores sin asumir que todos los sistemas usan el correo como clave. Incluye proveedores que hayan recibido contenido y pide su procedimiento aplicable. Un índice o resumen puede seguir incorporando información aunque se haya retirado el archivo original.
Ejecuta un plan aprobado
Asigna una acción y responsable por sistema: supresión, restricción cuando corresponda o conservación justificada según la decisión de privacidad. Documenta dependencias para evitar que una sincronización vuelva a introducir el contenido. Para copias de seguridad, describe el tratamiento previsto y las medidas al restaurar, sin prometer un borrado inmediato que la arquitectura no ofrece.
Verifica y responde con precisión
Realiza búsquedas autorizadas y comprueba que el agente ya no recupera el material afectado. Revisa referencias, índices y tareas pendientes capaces de regenerarlo. Guarda evidencia mínima de las acciones y pendientes sin recrear los datos que debían suprimirse. El responsable prepara la respuesta indicando alcance real y excepciones aplicables. Ensaya el circuito con datos sintéticos antes de recibir una petición real para detectar sistemas sin dueño o sin método de localización.
Evita que el propio agente decida el cierre
La búsqueda automática puede omitir un identificador o una copia no indexada. El dueño de cada sistema confirma su resultado y privacidad reúne la respuesta. Un informe de “sin coincidencias” es evidencia limitada a ese ámbito y método, no prueba de ausencia en toda la organización.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Cada sistema afectado tiene acción y dueño.
- ✓ Una sincronización no reintroduce el contenido retirado.
- ✓ La respuesta distingue ejecutado y pendiente justificado.
Fuentes y documentación
- AEPD: derecho de supresión — Describe el derecho y sus límites; no toda petición implica borrar indiscriminadamente cualquier registro.
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