Cómo limitar qué correos pueden activar una automatización

Escribe primero qué entra y qué queda fuera

Define una combinación de condiciones: buzón de recepción, destinatario previsto, tipo de petición y campos mínimos. Por ejemplo, en un caso hipotético puedes admitir solicitudes de seguimiento con referencia de expediente y dejar fuera presupuestos nuevos. Decide qué sucede con cada rechazo: ignorar una notificación técnica, registrar una solicitud incompleta o enviar a revisión un caso dudoso. Evita un único descarte silencioso para todos.

Coloca el filtro en el punto adecuado

En Power Automate, las condiciones del desencadenador permiten evitar que se inicie una ejecución si no se cumplen. Una condición situada después ya pertenece a una ejecución iniciada. La documentación también advierte que los eventos filtrados no dejan ese historial de ejecución. Si necesitas demostrar qué quedó excluido, diseña un registro separado y proporcional, sin copiar todo el buzón.

Separa selección de confianza

Una dirección visible conocida, una palabra en el asunto o una etiqueta de carpeta no bastan para aceptar una instrucción sensible. Usa las señales de autenticación y los controles del servicio de correo según su configuración, y pide confirmación cuando cambien cuentas bancarias, destinatarios o compromisos. La automatización de lectura no necesita por defecto permiso para enviar mensajes ni para modificar expedientes.

Ensaya bordes antes de activar acciones

Prueba un mensaje permitido, otro con asunto parecido, un reenvío, un duplicado y una solicitud sin referencia. Comprueba tanto la decisión como la cola a la que llega. Añade el caso de un remitente admitido que pide algo fuera del alcance: debe detenerse igualmente. Conserva las reglas y los resultados para revisar futuras ampliaciones sin abrir todo el buzón.

Define además quién puede añadir remitentes o ampliar tipos de solicitud. Cada cambio de admisión debe incluir su caso permitido y un caso cercano que siga bloqueado; así compruebas que una excepción no abrió una categoría completa sin intención.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn · Condiciones de desencadenador — Una condición no satisfecha evita iniciar el flujo y no deja ejecución en su historial.