Cómo evitar que una actualización del proveedor borre datos del expediente anterior

Decide qué debe reflejar el expediente histórico

Revisa qué datos antiguos necesitas reconstruir: entidad contratada, condiciones aceptadas, contacto utilizado o evidencias revisadas. No todos necesitan copiarse íntegramente. Puedes guardar una referencia a una versión conservada si seguirá disponible para el personal autorizado. Elige el criterio por dato: mostrar siempre el contacto actual puede ser útil para llamar hoy, mientras que un documento de encargo debe conservar lo acordado entonces. Etiqueta ambas vistas para que nadie confunda dato actual y dato aplicado al servicio.

Guarda una versión antes de sustituir

Antes de importar cambios, identifica las filas afectadas y registra valor anterior, nuevo valor, origen y autor de la modificación. Prueba si el sistema conserva versiones de verdad o solo muestra el último dato del maestro en todos los expedientes. Si no dispone de historial suficiente, diseña con el proveedor una copia controlada de los datos necesarios, sin duplicar indiscriminadamente información personal. Los principios de la AEPD exigen atender tanto a exactitud como a minimización y conservación: historial no significa guardar cualquier dato para siempre.

Diferencia cambio vigente y corrección retrospectiva

Un cambio de contacto desde hoy no debe alterar el correo que constaba en una aprobación anterior. Una corrección de identidad mal asignada sí puede exigir revisar expedientes afectados, con decisión del responsable y registro de por qué se corrigen. Evita restaurar toda una ficha para arreglar un campo: podrías borrar cambios válidos realizados entretanto. El patrón de compensación de Microsoft explica este problema de concurrencia; su aplicación concreta depende del sistema y debe preservar los efectos posteriores autorizados.

Haz una consulta antes y otra después

Elige un expediente cerrado y otro en preparación. En un ejemplo hipotético, actualiza el contacto del proveedor y comprueba que el cerrado conserva la versión usada, mientras el nuevo propone el contacto vigente. Después corrige un dato erróneo con autorización y verifica la trazabilidad de la corrección. La prueba falla si un documento histórico cambia sin registro o si el personal ve una cuenta o contacto antiguo como opción actual de trabajo.

Fuentes y documentación

• AEPD: principios del tratamiento — Finalidad, minimización, exactitud, conservación y medidas basadas en riesgos.
• Microsoft: patrón de transacción compensatoria — Una corrección distribuida requiere considerar efectos ya realizados y cambios concurrentes.