Cómo diseñar una validación previa al envío de un presupuesto
Diseña la validación como una puerta que comprueba datos, condiciones comerciales, versión y destinatario antes del envío.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Diseña la validación como una puerta que comprueba datos, condiciones comerciales, versión y destinatario antes del envío. La aprobación debe corresponder al documento exacto que saldrá. Un flujo completado correctamente no demuestra que el presupuesto sea correcto ni que la persona que lo recibe pueda aceptarlo.
Define bloqueos y advertencias con consecuencias distintas
Lista campos imprescindibles, como cliente, referencia, alcance, moneda y vigencia, según tu negocio. Decide qué ausencia bloquea y qué advertencia requiere una revisión concreta. La suma de líneas y descuentos debe reconciliarse con el total usando las reglas de cálculo aprobadas por finanzas. No permitas que un dato desconocido se rellene con cero para que el documento pase la comprobación.
Muestra al aprobador qué va a autorizar
Entrega el documento candidato, resumen de diferencias y condiciones excepcionales. Establece quién puede aprobar cada combinación de importe, descuento o alcance, con sustituciones autorizadas. Power Automate permite incorporar respuestas humanas mediante acciones de aprobación; la elección entre primer aprobador o aprobación de todos depende de la regla del negocio. El acceso técnico al flujo no concede por sí mismo autoridad comercial.
Invalida la aprobación si cambió el candidato
Relaciona decisión, documento y versión de los datos. Si cambias destinatario, precio o condiciones después de aprobar, vuelve a comprobar el alcance de esa decisión antes de enviar. Separa la aprobación del borrador de la confirmación del cliente. También distingue rechazo, devolución para corregir y caducidad: cada estado necesita una salida y un responsable, no un reintento automático de envío.
Ejecuta una prueba que intente saltarse la puerta
Usa casos hipotéticos de total incoherente, descuento fuera del límite, aprobación de versión anterior y correo cambiado tras la revisión. Comprueba que ninguno llega al destinatario externo. Después valida un caso correcto y registra el documento realmente enviado y su autorización. Si la herramienta solo confirma que aceptó la solicitud de envío, no lo traduzcas como recepción o lectura del cliente.
Incluye fecha límite de la aprobación y qué ocurre si el aprobador está ausente. Un recordatorio al aprobador debe conservar el mismo candidato; si ya cambió la oferta, cancela la petición antigua y presenta la nueva con sus diferencias.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Una modificación comercial obliga a revisar la aprobación.
- ✓ Un dato obligatorio ausente bloquea.
- ✓ El registro identifica el archivo realmente enviado.
Fuentes y documentación
- Microsoft Learn · Aprobaciones — Acciones de aprobación con respuestas humanas; validar requisitos del entorno.
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