Cómo detectar que cambió la plantilla de un documento recibido

Define qué cambios importan

Prepara una ficha por familia documental con emisor, rótulos importantes, tipos de campo y relaciones esperadas. No congeles coordenadas exactas para todos los casos: una línea adicional puede desplazar un total sin cambiar su significado. Distingue variación normal de ruptura, como pasar de una factura a un resumen de varias facturas. Conserva una muestra aprobada de cada variante junto a la versión del lector que la interpreta.

Combina señales independientes

Observa ausencia de etiquetas, nuevas secciones, cambio de páginas y aumento de campos no resueltos. Un clasificador documental puede ayudar a identificar familias; no demuestra que todos los campos se hayan leído correctamente. La documentación de clasificación de Document Intelligence describe modelos y división configurables. Trata una familia desconocida o un resultado incoherente como motivo de revisión, sin enviarlo automáticamente al extractor que más se parezca.

Prepara una ruta para la variante nueva

Retén los documentos afectados y conserva su original. Pide al responsable del proveedor que confirme el cambio cuando sea posible. Compara varios ejemplares y actualiza el mapa de campos o modelo solo después de entender la diferencia. Una corrección para la variante nueva no debe romper las anteriores todavía en circulación. Mantén el criterio de selección de versión separado de las reglas que validan el contenido de negocio.

Comprueba la regresión y la primera tanda

Construye un conjunto de prueba con formatos antiguos, el nuevo y documentos que no pertenecen a ninguna familia admitida. Comprueba valores y procedencia, no solo el porcentaje de ficheros procesados. Incluye un caso donde cambie la posición del subtotal y otro donde desaparezca un campo necesario. Tras aprobar la modificación, revisa una primera tanda acotada y registra qué versión se aplicó. Si crecen las excepciones, vuelve a retener esa familia hasta resolver la causa.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn — Clasificación personalizada de documentos — La división de documentos depende de configuración y versión; revisar splitMode en el clasificador.