Cómo definir un criterio de archivo para documentación de proyectos
Un criterio de archivo de proyectos debe indicar qué hecho permite cerrar la documentación, qué se conserva, quién puede consultarlo y cuándo se revisará su destino.
Equipo enginerIT· 2 min de lectura
Un criterio de archivo de proyectos debe indicar qué hecho permite cerrar la documentación, qué se conserva, quién puede consultarlo y cuándo se revisará su destino. Una carpeta llamada Archivo no establece ninguna de esas reglas ni aplica por sí sola una conservación técnica.
Vincula el cierre a un hecho comprobable
Elige un hito que el responsable pueda confirmar: entrega aceptada, cierre administrativo o fin de las obligaciones operativas, según el proyecto. No uses únicamente la fecha del último cambio; puede haber un proyecto parado que siga abierto.
Define quién puede declarar el cierre y qué pendientes lo impiden. Si falta una aceptación o un entregable esencial, registra la excepción. El criterio debe permitir a otra persona llegar a la misma decisión sin conocer todas las conversaciones previas.
Decide qué entra en el expediente final
Distingue entregables aprobados, evidencias de aceptación y documentación necesaria para futuras consultas. Trata borradores, copias temporales y material de terceros según su utilidad y las reglas de conservación acordadas. No elimines automáticamente lo que tenga un nombre antiguo.
Prepara un índice mínimo con proyecto, responsable, fecha de cierre y ubicación de los documentos finales. Si hay varias versiones, identifica cuál fue entregada y por qué. Ese índice evita depender de nombres como definitivo o final2.
Separa acceso, conservación y recuperación
Define lectores tras el cierre y quién mantiene capacidad de actualizar errores o incorporar una adenda. Retirar edición a los participantes habituales puede proteger el expediente frente a cambios accidentales, pero no equivale a una política de retención.
Microsoft documenta que las funciones de conservación pueden mantener contenido por motivos de cumplimiento aunque el usuario lo modifique o elimine. Su configuración requiere revisar alcance y disponibilidad con el responsable competente. No inventes un plazo general para todos los proyectos ni conviertas una decisión de archivo en asesoramiento jurídico.
Prueba la regla con un proyecto cerrado
Aplica el criterio a un expediente representativo: localiza una entrega, identifica su aceptación y prueba la consulta con una persona que no participó en el cierre. Revisa también quién autorizará una reapertura.
Documenta cuándo revisarás si procede conservar, ampliar el plazo o eliminar mediante un proceso autorizado. La eliminación debe quedar como decisión independiente y trazable. Si la prueba no permite encontrar el documento válido o su responsable, corrige el criterio antes de extenderlo al resto de proyectos.
Comprobaciones para cerrar la tarea
- ✓ Definir hito de cierre y persona que lo aprueba.
- ✓ Identificar entregables y aceptación dentro del índice.
- ✓ Acordar acceso posterior y tratar conservación por separado.
- ✓ Probar consulta y procedimiento de reapertura con un expediente.
Fuentes y documentación
- Retención para SharePoint y OneDrive — La conservación para cumplimiento puede mantener contenido aunque el usuario lo modifique o elimine.
- Niveles de permisos de SharePoint — Diferencia entre lectura, edición y permisos administrativos.
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