Cómo definir los estados de una aprobación sin ambigüedad

Escribe un pequeño contrato de estados

Empieza con borrador, pendiente de decisión, aprobada, rechazada, caducada y cancelada, y añade solo los estados necesarios. Para cada uno, define entrada, salida permitida y responsable. Borrador admite cambios; pendiente identifica una versión presentada; aprobada permite una acción concreta. Si falta información, decide si la solicitud vuelve a borrador o queda en una revisión separada. Evita un estado genérico de en curso que agrupe espera humana, error técnico y ejecución.

Separa la decisión de su ejecución

Una solicitud aprobada puede fallar al generar el pedido. Guarda entonces decisión aprobada y ejecución pendiente o fallida en campos distintos, en vez de borrar la autorización. Del mismo modo, un mensaje enviado no prueba que alguien haya decidido. Conserva identificador, versión sometida, personas previstas y respuesta de cada una. Eso permite distinguir un fallo de notificación de una solicitud que sigue esperando una respuesta válida.

Acuerda cómo se combinan respuestas

Determina si basta una persona, deben aceptar todas o existe una secuencia. Power Automate ofrece tipos de aprobación con reglas diferentes para primera respuesta y para todos los aprobadores. Selecciona el que refleje la norma del proceso, no el que cierre antes. Si permites delegación, precisa quién la autoriza. Un comentario con condiciones necesita una regla explícita: no conviertas cualquier texto favorable en aceptación de toda la solicitud.

Prueba transiciones prohibidas

Prepara un recorrido válido y varios inválidos: aprobar un borrador, responder tras la caducidad y ejecutar después de un rechazo. El sistema debe impedirlos o conducirlos a revisión según el contrato. Comprueba también que dos avisos de la misma respuesta no provocan dos ejecuciones. Enseña una ficha a alguien ajeno al diseño: debe identificar estado, versión y siguiente responsable sin consultar el historial completo. Si no puede, revisa nombres y acciones disponibles.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn — Introducción a las aprobaciones — Diferencia primera respuesta de aprobación por todos; la selección debe ajustarse a la regla de negocio.