Cómo conservar el original cuando se corrigen datos extraídos de un albarán

Separa tres objetos que suelen mezclarse

Mantén archivo recibido, resultado de extracción y registro validado. Una copia con giro o mejora de contraste es un derivado para lectura: enlázala al archivo de entrada y no la presentes como si fuera el original. Guarda el vínculo al mensaje o canal de recepción y un identificador documental estable. No dependas de un nombre de archivo que alguien puede cambiar para localizar la evidencia.

Corrige con una razón verificable

Muestra la zona donde se encuentra el dato y permite registrar la discrepancia concreta. Una confianza alta del extractor no impide corregir un error visible; tampoco justifica inventar un valor ausente. Si el documento del tercero parece erróneo, registra discrepancia y pide aclaración en vez de retocarlo. La guía de Microsoft sobre confianza ayuda a revisar extracción, pero no convierte el reconocimiento en certificación documental.

Conserva cada decisión y sus efectos

En un ejemplo hipotético, el sistema lee 18 bultos donde el original indica 16. El operador valida 16, explica la lectura y mantiene 18 como resultado inicial. Si ese dato alimentó una comprobación de factura, genera una nueva revisión con ambos valores. No borres automáticamente un cálculo aprobado ni una comunicación anterior para que el historial parezca coherente desde el principio.

Comprueba acceso y recuperación

Restringe edición y borrado del archivo según el proceso de conservación de tu empresa, con permisos proporcionados y copias verificadas. Si el repositorio ofrece versiones o controles de retención, confirma su configuración real antes de confiar en ellos; no todas las carpetas los tienen. Prueba que otro revisor pueda recuperar el original, la zona y el historial después de renombrar el registro de trabajo. Define también cómo rectificar una corrección equivocada conservando ambas decisiones, sin conceder administración general a quien solo necesita revisar campos.

Fuentes y documentación

• Microsoft Learn — Accuracy and confidence — La confianza de extracción requiere evaluación por campo; no todos los campos la incluyen. Referencia técnica, sin presuponer implantación de Azure.