Cómo comprobar quién puede abrir un buzón compartido

Define qué acceso estás auditando

Identifica la dirección principal y sus alias para no revisar un buzón parecido. Acuerda si buscas acceso a todo el buzón o a carpetas concretas: una revisión de Acceso completo no sustituye una revisión de permisos de carpetas cuando estos también se utilizan.

Separa tres columnas en el registro: lectura y gestión del contenido, envío como y envío en nombre de. Las dos últimas no permiten leer el buzón por sí solas. Esa distinción evita considerar lector a alguien que únicamente representa a la dirección al enviar.

Del permiso asignado a la persona efectiva

Un administrador autorizado debe revisar la delegación del buzón en Exchange y registrar las cuentas o grupos que tienen Acceso completo. Cuando aparezca un grupo, comprueba sus miembros y quién mantiene esa pertenencia. Conserva fecha de revisión y evidencia de la configuración; copiar solo el nombre del grupo deja sin contestar quién obtiene acceso.

No te guíes por la apertura automática en Outlook. Microsoft indica que la asignación automática funciona para usuarios individuales con la concesión adecuada, pero no para grupos. Por eso una persona puede tener permiso y no ver la bandeja añadida automáticamente.

Valida la necesidad y corrige las excepciones

Envía el inventario al responsable del servicio para que confirme quién necesita seguir entrando, qué suplencias siguen vigentes y cuándo termina un acceso temporal. La configuración técnica prueba una concesión, no su justificación de negocio.

Después de retirar un acceso innecesario, repite la revisión de concesiones y grupos. Si realizas una prueba, usa la cuenta del participante y una sesión nueva, sin pedir su contraseña. Registra qué se ha comprobado y recuerda que retirar acceso al servicio no elimina mensajes que alguien hubiera descargado o copiado anteriormente.

Fuentes y documentación

• Administrar permisos de destinatarios en Exchange Online — Acceso completo, Enviar como y Enviar en nombre de son permisos diferentes; también se documentan grupos y asignación automática.
• Configurar un buzón compartido — Administración de miembros, permisos y copias de elementos enviados.