Cómo comprobar que una factura de transporte corresponde al servicio realizado

Desde la factura hasta el servicio: un caso completo

Ejemplo hipotético: una factura contiene tres líneas; dos usan la referencia externa P-42 y una carece de referencia. Antes de declarar duplicado, comprueba si P-42 se dividió en dos entregas. Si existen dos servicios identificados, relaciona cada línea con su entrega y periodo. Si solo aparece uno, la segunda línea queda en revisión, sin eliminarla ni asignarla por su importe.

Para la línea sin referencia, solicita un desglose al contacto autorizado mostrando los datos disponibles. No la imputes al servicio más cercano en fecha para cuadrar el total. La salida de esta primera búsqueda distingue correspondencia confirmada, varias posibilidades y servicio no identificado.

Desde el servicio hasta las evidencias que permiten aprobar

Recupera el encargo y sus cambios aceptados; después eventos o justificantes de ejecución; finalmente tarifa o acuerdo aplicable. Son tres contrastes diferentes. Un precio coincide y aun así puede faltar correspondencia operativa. Un justificante pendiente tampoco demuestra que el servicio no ocurrió: conserva evidencia disponible y pregunta por la que falta.

AEAT recoge requisitos de contenido de factura; la comparación descrita es comercial y operativa, sin reemplazar la revisión tributaria. Si hay suplemento, diferencia de precio o ejecución discutida, abre una excepción propia. Aprobar que un transporte existió no acepta automáticamente cada concepto que se facture sobre él.

Del hallazgo a una decisión por línea

Presenta servicio asociado, soportes, importe esperado cuando se pueda reconstruir y duda concreta. El responsable autorizado acepta, disputa o pide aclaración conforme al procedimiento aplicable. La automatización prepara el contraste, sin decidir pago ni rectificación.

Conserva el resultado por línea y las dependencias pendientes del documento conjunto. Si después llega la aclaración de la línea sin referencia, reabre su revisión sin reemplazar las decisiones de las otras. El caso inicial queda resuelto cuando las tres tienen correspondencia o excepción explícita, no cuando desaparece la diferencia del total. Mantén tarifa histórica y factura recibida tal como se evaluaron.

Fuentes y documentación

• AEAT — Contenido de las facturas — Descripción de operaciones y datos de factura; la revisión de correspondencia comercial no sustituye la revisión fiscal.