Cómo cerrar la colaboración de un proveedor sin perder documentos

Prepara un acta de entrega verificable

Pide al responsable del contrato una lista de entregables aceptados, pendientes y documentos de referencia. Localiza cada archivo en su ubicación real: equipo, sitio, carpeta compartida o espacio del proveedor. Un enlace en un chat no demuestra que tu organización conserve el original ni que pueda abrirlo después del cierre.

Si debes recibir archivos desde un espacio externo, acuerda el mecanismo autorizado y revisa el resultado antes de retirar acceso. Comprueba formato, apertura y responsable interno. Si necesitas historial, metadatos o trazabilidad, inclúyelos expresamente en la entrega: una descarga aislada puede no satisfacer ese requisito.

Asigna custodia y separa lo pendiente

Designa a quien atenderá consultas futuras y documenta la ubicación de la versión aceptada. Mantén identificados los materiales todavía en revisión, para que no se confundan con entregables definitivos. Confirma las obligaciones de conservación con quien corresponda en la empresa antes de borrar contenido.

En un ejemplo hipotético, una carpeta de planos aprobados puede pasar a la biblioteca del proyecto, mientras las propuestas descartadas siguen un criterio de conservación diferente. La decisión depende del contrato y de la política interna; no de que el proveedor siga necesitando una cuenta.

Retira cada vía de acceso autorizada

Revisa pertenencias a equipos, canales y sitios, acceso directo a archivos y vínculos compartidos. Microsoft distingue permisos de invitados y enlaces de cualquiera: quitar un invitado no elimina por sí mismo un enlace anónimo que continúe vigente. Revisa también si el permiso procede de una carpeta o sitio superior.

Coordina las bajas con administración cuando la identidad del proveedor participe en otros proyectos. No borres una cuenta externa de todo el directorio por cerrar una sola colaboración sin comprobar su alcance. Registra exactamente qué acceso se retira y quién lo ha autorizado.

Cierra con dos comprobaciones

Una persona interna debe abrir los entregables desde la ubicación definitiva sin depender del proveedor. Por otra parte, comprueba en la gestión de acceso que las vías retiradas ya no conceden permiso y, cuando sea viable, realiza una prueba externa acordada. La revocación no recupera copias descargadas anteriormente: cualquier obligación sobre esas copias necesita tratamiento contractual y seguimiento separado.

Fuentes y documentación

• Uso compartido externo en SharePoint y OneDrive — La retirada debe considerar permisos de invitados y vínculos de cualquiera.
• Gestionar permisos y uso compartido — Acceso directo, vínculos y permisos heredados requieren comprobaciones distintas.