Cómo archivar archivos procesados sin perder trazabilidad

Define qué permite archivar

Establece la evidencia de finalización: registro creado y consultado, validación humana o resultado específico del proceso. Distingue completado, rechazado y pendiente de revisión. En un ejemplo hipotético, un albarán leído sin correspondencia de pedido no debe compartir estado con uno que ya se concilió. Si el proceso tiene varios efectos, decide cuáles son obligatorios antes de retirar el archivo de la entrada.

Guarda el vínculo antes de mover

Registra referencia de origen, revisión o huella, ejecución y salida asociada. Añade destino de archivo y fecha de la operación. Comprueba cómo afecta el movimiento a identificadores y enlaces en el servicio concreto; no prometas que se conservarán entre unidades o plataformas. En Graph, driveItem puede identificarse por recurso o ruta: elige el mecanismo adecuado y verifica la referencia final después del traslado.

Trata el fallo del archivo como un estado propio

Puede haberse completado la escritura de negocio y fallar el movimiento del documento. Conserva «procesado, pendiente de archivar» para que el siguiente intento repita solo el archivo. Si vuelves a ejecutar el proceso entero, puedes duplicar la salida. Ensaya también el orden contrario, cuando el archivo se mueve pero se pierde la confirmación local, y recupera consultando su ubicación sin repetir efectos ya comprobados.

Prueba localización, acceso y conservación

Busca una salida y recupera desde ella el archivo exacto que la originó. Comprueba que sus permisos no se amplían al archivarlo. Acuerda conservación y eliminación con los responsables de los documentos, evitando usar el histórico como almacenamiento ilimitado por defecto. Ensaya nombres duplicados, archivo movido manualmente y restauración de una referencia. La prueba debe mostrar qué hacer cuando falta el documento, sin fingir que el enlace guardado garantiza su existencia.

Incluye una verificación de archivo con referencia final y resultado de lectura. Si el almacenamiento cambia, actualiza la localización conservando la relación histórica y comprueba los enlaces desde los registros de negocio. Evita que la única trazabilidad viva en el nombre de una carpeta. Ese nombre puede cambiar y no permite distinguir dos revisiones que hayan pasado por la misma ubicación.

Fuentes y documentación

• Microsoft Graph — driveItem — Describe identificadores, eTag del elemento y cTag del contenido con límites por tipo de elemento.