Cómo migrar el padrón de socios de una asociación sin duplicar miembros

Inventaría sistemas y responsables antes de exportar

Anota qué equipo mantiene cada fuente, propósito del fichero y fecha de última actualización. Define quién puede aprobar una copia y cómo se almacenará mientras dure la migración. No consolides todos los directorios por comodidad si no se usan para la misma tarea.

Preserva el original y asigna una clave estable

Mantén el archivo de origen en una ubicación protegida y con versión. Define una referencia interna única para miembro y entidad antes de importar. Un correo puede cambiar o compartirse; un nombre puede ser igual. La clave permite relacionar actualizaciones sin depender de coincidencias débiles.

Mapea significado, formato y valores vacíos

Para cada campo, registra origen, destino, tipo y reglas de normalización. “Activo”, “pendiente” o “baja” pueden significar cosas diferentes en cada herramienta. No rellenes campos vacíos con un valor por defecto que transforme una ausencia de dato en una decisión de membresía.

Detecta candidatos a duplicado sin unirlos automáticamente

Compara identificadores, entidad, contacto y referencias de origen. Presenta las razones de cada coincidencia y permite mantener dos registros separados. Una persona revisa homónimos, cambios de correo, contactos comunes y organizaciones vinculadas antes de fusionar.

Conserva la procedencia y la fecha de actualización

Si dos sistemas tienen datos distintos, registra cada valor, fuente y fecha antes de decidir cuál prevalece. El área responsable acuerda la fuente de autoridad por campo. Una regla de “último cambio” puede propagar una corrección errónea a todos los destinos.

Ensaya un lote con relaciones variadas

Usa duplicados confirmados, entidad con varios contactos, perfil incompleto y persona que cambió de correo. Compara registros antes y después campo por campo. La validación debe comprobar asociaciones, categorías y referencias, no solo el total de filas importadas.

Importa por fases con propietario y reversión

Planifica lotes pequeños, ventana de trabajo, responsable técnico y punto para parar. Conserva un mecanismo probado de volver al estado previo según lo acordado. No importes mientras otros equipos actualizan la misma hoja sin una regla de reconciliación.

Comprueba notificaciones y accesos después del cambio

Verifica que los miembros mantienen su categoría, los permisos siguen asociados al registro correcto y no reciben invitaciones duplicadas. Una persona responsable valida el directorio resultante y resuelve las coincidencias pendientes antes de declarar finalizada la migración.

Fuentes y documentación

• Herramientas para ayudar a las pymes a cumplir sus obligaciones de protección de datos · AEPD — Recurso general de la AEPD. La organización debe comprobar sus políticas y obligaciones aplicables antes de automatizar el tratamiento de datos de miembros.