Cómo gestionar una entrega parcial de proveedor sin cerrar el pedido

Registra cantidades recibidas por línea, saldo pendiente, fecha revisada y siguiente acción para que el almacén no pierda el resto de la orden.

Equipo enginerIT· 3 min de lectura

Recibir una parte no cierra las líneas pendientes

Una entrega parcial puede incluir varias líneas completas y otras pendientes, o traer una cantidad menor sin explicación. Si se marca como recibido todo el pedido, ventas puede prometer stock que aún no llegó y compras pierde la tarea de seguimiento. El registro debe mantener cantidades y estado de cada línea por separado.

Registra la recepción contra el pedido original

Relaciona albarán, proveedor, pedido, ubicación y momento de descarga. Conserva el documento y quién verificó la llegada. Si el albarán cubre más de un pedido o almacén, separa las líneas antes de actualizar existencias para evitar cargar material en la ubicación equivocada.

Compara unidades y cantidades de cada línea

Muestra cantidad pedida, entregada y unidad. Comprueba si el proveedor expresa cajas, lotes o piezas; no conviertas unidades con un factor supuesto. Para cada diferencia, registra cantidad observada y estado del material, incluyendo una recepción pendiente de revisión si el proceso lo requiere.

Mantén saldo pendiente como una tarea

Calcula lo que falta por línea y conserva fecha prevista, fuente y última confirmación. Si no hay fecha, márcala como desconocida en vez de repetir la fecha original. Asigna quién pedirá actualización al proveedor y cuándo volverá a revisar; el saldo no debe depender de la memoria de quien recibió el camión.

Separa falta de unidades de incidencia de calidad

Una caja dañada, una referencia incorrecta y una cantidad que no llegó son excepciones distintas. Registra observación, foto o nota de recepción y destino del material afectado. No añadas como disponible una unidad que almacén mantiene separada hasta que la persona responsable decida qué hacer.

Actualiza disponibilidad después de validar la entrada

Define qué evento permite mostrar existencias utilizables: descarga, recuento, inspección o registro confirmado. Actualiza la fuente de stock solo cuando ese proceso termine. La orden puede recibir una parte mientras el saldo sigue abierto; no confundas recepción física con disponibilidad para comprometer a un cliente.

Informa a ventas con un estado comprobable

Comparte qué cantidad está disponible, qué queda pendiente y cuándo se revisará la fecha. Si el proveedor aún no confirmó el resto, evita estimar su llegada basándote en una entrega anterior. La comunicación debe dejar clara la diferencia entre pedido parcial y pedido completo.

Concilia la siguiente entrega con el saldo

Cuando llega otra parte, compara con el saldo pendiente actual y albaranes anteriores. Comprueba si la entrega completa una línea o cubre solo una parte. Si el proveedor cambió la cantidad total, vuelve a compras para resolver el pedido antes de reducir el saldo sin autorización.

Cierra el pedido con evidencia de todas las líneas

El cierre requiere que las cantidades entregadas, canceladas o modificadas estén explicadas y aprobadas según el proceso. Conserva vínculos a cada recepción. Si una línea se cancela, registra quién la autorizó y qué comunicación se hizo al cliente o al almacén.

Antes de ponerlo en marcha

✓ Pedido y recepción identificados por referencias estables.
✓ Cantidad recibida y unidad comparadas por línea.
✓ Saldo pendiente conservado y visible para almacén.
✓ Diferencias o daños registrados aparte de la cantidad.
✓ Nueva fecha prevista confirmada o marcada como desconocida.
✓ Ubicación de stock actualizada tras la comprobación.
✓ Cierre del pedido bloqueado mientras haya líneas abiertas.

Prueba con una orden de tres líneas y dos entregas parciales.

Verifica saldo, unidades y disponibilidad después de cada albarán. Acordad quién actualiza la fecha pendiente y qué condición bloquea el cierre completo.

Cuéntanos qué necesitas →