Automatizar un catering: cambios de comensales, alérgenos y entregas

Conservar la versión comercial aprobada

Guarda propuesta, aceptación, aforo, menú, horarios, ubicación, servicios y condiciones de entrega en un expediente. Los cambios solicitados crean una revisión con alcance e impacto; no actualices cocina desde un mensaje sin confirmar quién lo autorizó. Incluye fecha efectiva y persona responsable del evento.

Controlar cifra de asistentes y corte de cambios

Establece plazo y canal para actualizar comensales. El sistema calcula diferencias preliminares de raciones y materiales, pero el equipo confirma capacidad, coste y producción. Si se supera el corte o se supera capacidad, presenta el conflicto de forma explícita en lugar de confirmar una cantidad imposible.

Tratar restricciones alimentarias como dato sensible operativo

Registra solo información necesaria para prestar el servicio y limita la vista al equipo pertinente. Conserva el texto original y solicita aclaración ante términos ambiguos. No infieras alergias ni prometas ausencia de trazas a partir de una etiqueta extraída de un correo o una lista de Excel.

Vincular producción con lote y destino

Cada preparación debe tener evento, hora, cantidad y responsable. Una modificación de menú actualiza la lista de producción tras revisión. Si hay sustitución de ingrediente, el flujo marca el expediente como pendiente y requiere aprobación antes de generar etiquetas o instrucciones para el servicio.

Coordinar rutas y ventanas de montaje

Organiza dirección, acceso, horario de carga, contacto de recepción y recursos de entrega en la orden logística. La ETA es estimada hasta la confirmación de llegada. Si un acceso, temperatura o equipo especial no está confirmado, escala al coordinador para que proponga una solución.

Cerrar sobrantes, cambios e incidencias

Al terminar, registra cantidades servidas, devoluciones, incidencias y tareas pendientes con propietario. Separa liquidación comercial de un informe de seguridad o calidad. No cierres una reclamación solo porque el evento haya finalizado; conserva la respuesta y evidencia con controles de acceso.

Medir fallos que se pueden prevenir

Cuenta diferencias de aforo, cambios no propagados, órdenes de cocina corregidas, retrasos de entrega y tareas de conciliación. Evalúa por tipo y tamaño de evento. Haz simulacros de lista de asistentes duplicada, cambio tardío y dirección incompleta antes de confiar el flujo a un evento real.

Fuentes y documentación

• AESAN — Información alimentaria — Fuente oficial sobre seguridad alimentaria; el equipo debe seguir los procedimientos y obligaciones aplicables.